Организация рабочего пространства: полезные советы для вас

9 советов по организации рабочего пространства

Советы и влияние организации рабочего пространства на продуктивность.

Если ваша работа требует, чтобы вы сидели за столом, то скорее всего большую часть дня вы проводите именно за ним. Если вы любите свою работу, то стоит задуматься над увеличением своего небольшого рабочего пространства для большей продуктивности. Вот несколько советов о том, как лучше всего структурировать, упорядочить и украсить ваш рабочий стол, чтобы создать рабочее пространство, которое поможет вам справиться с поставленными задачами и даст вам хорошее понимание о том, чем вы занимаетесь.

Фокусируйтесь на функциональности

Применяйте этот совет к предметам, которыми вы пользуетесь чаще всего во время работы. На моем рабочем столе всего должен находиться степлер, баночка с ручками, карандашами и маркерами, а также мой ежедневник. Вся моя жизнь находится в нем. Поэтому мне важно иметь его под рукой. Так я остаюсь работать в рамках задачи. Там также находятся все мои важные дела и документы.

Практикуйте минимализм

Наличие свободного пространства поможет избежать усталости при принятии решений. Если на вашем столе беспорядок, то это создает множество факторов, которые отвлекают мозг от выполняемой задачи. Если на вашем столе много предметов, которые нужно двигать и перемещать, то вы, вероятно, будете взволнованы и будете тратить больше времени на поиски нужных вещей. Относитесь более преднамеренно и избирательно в отношении того, что где лежит. Если у вас много декора, который вам нравится, то не выставляйте сразу весь на стол. Оставьте небольшую часть и попробуйте чередовать его каждую неделю.

Организовывайте пространство на основе того, как вы работаете и думаете

То, как вы организуете свой рабочий стол, должно зависеть от вашей работы и отражать поток ваших мыслей и материалов. Если вы мыслите линейно (работаете с задачами по категориям), то можете разделить документы и другие элементы по типу. Если вы мыслите нелинейно (работаете на основе проектов / клиентов), то можете организовать свой рабочий стол таким образом, чтобы каждому проекту / клиенту было отведено свое место: файл, папка, ячейка и т.п. Все зависит от того, хотите вы сосредоточиться на проекте или на процессе. Организуйте свое рабочее пространство соответствующим образом.

Выведите ваши ценности на первый план

Этот совет я встречал во многих других материалах и поделюсь им с вами – сделайте себе напоминание о ваших ценностях и разместите его перед собою на самом видном месте. Это может быть заметка для пробковой доски, распечатка, заставка для телефона / ноутбука. Это поможет вам принять решение, что делать, когда вы будете подавленны и не знать, что делать дальше. Например, если для вас ценна гибкость в работе, и последнее время не проявляли ее, то пришло время пересмотреть приоритеты и не забывать, что для вас ценно. Очень легко увлечься работой и тратить время на менее важные вещи.

Используйте несколько экранов

Я обнаружил одну полезную вещь, это использование при работе два монитора или одного большого монитора. В связи с растущей потребностью работы одновременно с несколькими приложениями, использование двух мониторов позволяет решить эту проблему, что приводит к росту вашей продуктивности.

Добавьте зеленый цвет

Исследования показали, что использование растений в интерьере улучшает наше самочувствие. Некоторые исследования показывают, что находясь рядом с растениями, можно уменьшить стресс, гнев и способствовать повышению настроения.

«Обнуляйте» рабочее пространство

Беспорядок рабочего пространство во время проекта это не плохо, но его не должно быть в целом. Поэтому я использую такой приём, как «обнуление» рабочего пространства. После выполнения задачи или проекта я очищаю свой рабочий стол от всего, что мне больше не нужно. Я не сижу без дела. Это поддерживает мой рабочий стол в чистоте большую часть времени, но при этом позволяет иметь беспорядок во время выполнения какой-либо задачи.

Разместите ваши цели навиду

Ваше рабочее пространство должно вдохновлять вас. Мне нравится, когда на моей пиновой доске закреплены заметки с конкретными целями на 30, 60, 90 дней. Мне также нравится там крепить вдохновляющие цитаты, красивые фотографии и забавные мемы.

Разместите красивые фотографии

Добавление фотографий из вашей жизни в рабочее пространство будет служить напоминанием, что жизнь – это больше, чем работа. Попробуйте разместить в вашей рабочей зоне фотографии из отпуска, с лучшим другом детства или т.п. – вы украсите пространство воспоминаниями, которые вызывают радость.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

ЖизньКак эффективно организовать рабочее пространство

Порядок на столе — порядок в делах

Большую часть дня мы проводим за работой, будь то офис или домашний кабинет. При этом мы часто жертвуем собственным комфортом и редко думаем о том, как на нас влияет пространство вокруг. Если вам кажется, что вы ничего не успеваете и погрязли под кучей обязанностей, возможно, дело в неразобранной стопке бумаг на столе, где невозможно ничего найти. Делимся советами, которые помогут эффективнее организовать рабочее место, чтобы трудиться продуктивнее.

Избавьтесь от лишнего

Прежде чем приниматься за реорганизацию рабочего места, нужно выкинуть всё ненужное. Даже если вы работаете продуктивнее за неубранным столом, избавиться от того, что не приносит никакой пользы, не помешает. Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей — старайтесь обходиться необходимым минимумом. Хладнокровно выкиньте то, что не помогает вам в работе: пара памятных вещиц и любимая фотография в рамке не помешают, а вот если их сильно больше, они могут отнимать серьёзную часть рабочей поверхности.

Проводите генеральную уборку раз в несколько месяцев и следите за чистотой регулярно. Выберите наиболее удобный для себя график (например, 15 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу) и придерживайтесь его — так поддерживать порядок будет легче, а документы и бумаги не будут скапливаться на столе. А чтобы избавляться от ненужного было проще, всегда держите рядом со столом мусорное ведро. Кроме того, в конце рабочего дня полезно протирать стол антибактериальной салфеткой.

Разберитесь с бумагами и документами

Будем честны: бумаги — основной источник мусора на рабочем столе. И, хотя с ними мы работаем всё реже, компаний, полностью перешедших на электронный документооборот, не так много, как могло бы быть. Для того, чтобы разобраться с потоком было проще, на столе можно завести два лотка или две папки — в зависимости от количества документов, с которыми вам приходится иметь дело. В первый нужно складывать всё новое: заявления на подпись, неоткрытые письма и тому подобное. Во второй нужно отправлять бумаги, которые вы посмотрели и которыми нужно заняться позднее, — так ничто не останется без внимания.

Для бумаг, с которыми вам не нужно разбираться прямо сейчас, но которые вы всё равно обязаны иметь при себе, лучше завести определённую систему хранения. Это не обязательно должны быть привычные папки: если на столе у вас не очень много места, можно попробовать подвесить специальные лотки (например, для хранения газет) на стену. Небольшие заметки, записки и напоминания вместо скучной пробковой доски можно вешать на специальную сетку. Особенно важные документы можно сканировать и хранить копию на компьютере.

Продумайте систему ярлыков и помет — возможно, вам будет достаточно просто подписать папки, а может быть, пригодится помечать их цветом, чтобы быстрее находить то, что нужно. Складывая бумаги, спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны и будете ли вы обращаться к ним в будущем, — большей частью того, что мы храним «на всякий случай», мы впоследствии так и не пользуемся. Старайтесь не заводить папку «Другое» или «Разное» — скорее всего, со временем вы забудете, что именно там лежит.

Попробуйте внедрить принцип «Бумага — действие». Не позволяйте документам и заметкам просто лежать на столе, рассматривайте их как действие, которое вам нужно выполнить: например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или сделать в ежедневнике пометку, что вы должны кому-то позвонить.

Используйте коробки и другие инструменты для хранения

После того как разберётесь с бумагами, обратите внимание и на другие предметы на вашем рабочем столе. С какой бы любовью вы ни выбирали канцелярские принадлежности, лучше не хранить их всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли меньше. Для мелочи можно, например, использовать подставки для яиц. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем вы пользуетесь не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч.

Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого (их можно найти в той же IKEA), зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Выбирайте прочные, которые прослужат долго — и не забывайте продумать систему ярлыков и помет, как и в случае с бумагами.

Держите провода в порядке

Для того чтобы рабочий стол выглядел чище, стоит спрятать провода и удлинители: можно купить специальный контейнер, а можно попробовать сделать его самостоятельно — из обувной коробки. Если места не так много и прятать провода негде, стоит хотя бы аккуратно перевязать их, чтобы они не мешались и не путались.

Рассортируйте файлы на компьютере

Ещё один важный момент в организации рабочего пространства — сортировка файлов на компьютере. Если вы до сих пор этого не сделали, выделите час-два на то, чтобы по-новому организовать документы: браться за это страшно, зато потом вы скажете себе спасибо. Так же как и в случае с обычными бумагами, здесь здорово помогают систематизация и ярлыки, которые удобны именно вам. Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий, которая будет понятна всем сотрудникам, работающим над задачей. Кроме того, в название каждой новой версии можно добавлять дату и, при необходимости, время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.

Читайте также:  Как создать функциональный домашний офис – полезные советы

Папки, которые не нужны вам прямо сейчас, зато пригодятся в будущем, можно архивировать — так ориентироваться будет проще. А копию наиболее ценных документов стоит хранить в облачном сервисе — на всякий случай.

Организуйте дополнительное пространство для хранения

Этот совет нужен в первую очередь тем, кто работает из дома, причём не только с документами, но и с более объёмными материалами: если в офисе оставить бумаги на столе на выходные не так страшно, то дома хочется, чтобы пространство было максимально чистым. Далеко не у всех есть отдельный кабинет или большая рабочая зона, но и в этом случае есть выход. Можно добавить навесные полки над столом или организовать дополнительное пространство для хранения под ним.

Разделите рабочее место на зоны

Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: отведите себе место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него, — с распечатанными документами или, например, мозговым штурмом с блокнотом в руке. Даже если у вас небольшой стол, зонировать пространство всё равно можно: достаточно, например, отодвинуться на другой край или посидеть на общем диване.

Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы (даже если это будет часть кухонного стола или небольшой складной стол). Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Держите нужные вещи под рукой

Думаем, вы и так применяете этот принцип, но проговорить его ещё раз будет нелишним. Обустраивая домашний кабинет, организуя пространство и определяя, где будет лежать та или иная вещь, отталкивайтесь в первую очередь от того, как строится рабочий процесс. Самые нужные вещи должны быть всегда под рукой, в остальном руководствуйтесь тем, как вы используете предметы, — например, храните бумагу рядом с принтером, а стикеры — рядом с зоной, где вы обычно работаете с документами или читаете необходимые по работе книги.

Позаботьтесь о вещах, которые помогут чувствовать себя лучше

Продумывая рабочее пространство, не забывайте о комфорте — в том числе и в мелочах. Очень важно выбрать удобный стул, чтобы не было болей в спине и шее, позаботиться о достаточном освещении (если в офисе темно, купите настольную лампу) и о других вещах, которые могут сделать офисные будни лучше, — например, о подушке под запястье, которая помогает предупредить появление туннельного синдрома, или подставке для ног, которая облегчает нагрузку на спину и шею.

Не ешьте за рабочим столом

Хоть этот совет относится не к организации пространства, а к организации рабочего процесса, и кажется очевидным, им всё равно часто пренебрегают — а зря. Обедая за рабочим столом, можно незаметно для себя съесть больше (когда мы заняты делом, мы не обращаем внимания на то, сколько едим, даже если уже не голодны, и часто выбираем не самые полезные снеки). К тому же перерыв на обед (пусть и небольшой) поможет отвлечься от дел и вернуться к ним с новыми силами.

Если же перекуса за рабочим столом никак не избежать, выбирайте еду, которая не крошится, не проливается и не пачкается (вытряхивать крошки из клавиатуры или пролить суп на рабочий ноутбук — невесёлая перспектива), постарайтесь быть аккуратнее и не мешать другим (сильный запах еды может быть неприятен коллегам), убирайте за собой и обязательно протирайте стол после обеда.

Фотографии: CB2, Blu Dot, ИКЕА, MoMA Design Store

5 советов по организации вашего рабочего пространства и повышения продуктивности

Мой домашний офис был сплошным бардаком. Повсюду лежали коробки. Груды перекрученных проводов и старых устройств. Кучи бумаг и файлов занимали всё свободное пространство.

Именно так обстояли дела в моём рабочем пространстве, и мне попросту не хотелось здесь работать. Дома мне казалось, что моя продуктивность падает, потому что я считал, что не смогу найти здесь место для глубокой концентрации.

Поэтому в конце прошлого года я принял решение пересмотреть и переустроить своё пространство.

Я занимаюсь дизайном и созданием контента, поэтому я хотел оптимизировать рабочее пространство под свои креативные потребности. Моей конечной целью было создание чистого и минималистического в плане дизайна домашнего офиса. Я старался сделать его максимально комфортным, чтобы я мог сохранять концентрацию на длительное время. И я хотел разработать систему, которая предоставляла бы мне больший доступ к моим инструментам.

Вот какие шаги я предпринял для того, чтобы превратить бардак в пространство для максимальной концентрации и продуктивности.

1. Избавьтесь от всего, что вам не нужно и чем вы больше не пользуетесь

Когда я начинал работу над этим проектом, я пришёл к выводу, что вещей у меня больше, чем свободного пространства. Я знал, что складирую кучу вещей из прошлого: старые компьютеры, старые устройства, книги, которые мне больше не нужны. Но среди этого хлама были вещи, которыми я всё ещё пользовался. Мне был нужен систематический подход, чтобы рассортировать все эти вещи.

Для меня вдохновением послужило движения минимализма, поэтому я осмотрел каждый объект в комнате и спросил себя:

«Эта вещь приносить мне радость?»

«Я часто её использую?»

«Я использовал её за последний год?»

«Важно ли хранить эту вещь?»

Если я не мог утвердительно ответить «да» на хотя бы один из этих вопросов, то я отправлял вещь на благотворительность или на помойку. В прошлом я часто привязывался к вещам, потому что думал: «Потом это может мне понадобиться». Если бы я продолжал придерживаться этого подхода, мне бы приходилось хранить в комнате вообще всё. Но если в последнее время я не пользовался чем-то, то я просто от этого избавлялся. Лучше я освобожу пространство сейчас, даже если мне придётся снова купить эту вещь в будущем. В конечном итоге я избавился от трети всех вещей в моём офисе.

2. Организуйте всё, отталкиваясь от того, как часто вы это используете

В связи с тем, что я часто переключаюсь между съёмками, дизайном и писательством, мне был нужен хороший способ организовать свой инструментарий. Я хотел, чтобы вещи, которыми я чаще всего пользуюсь, находились на расстоянии вытянутой руки от меня, так что я переустроил всё, отталкиваясь от этой идеи.

Я приобрёл панель, чтобы собрать все кабели и аксессуары, которыми я часто пользуюсь. Я включил сюда все материалы для писательства, наушники, переходники, аккумуляторы для камер и карточки.

Над столом я повесил полку, чтобы использовать вертикальное пространство в моей комнате. Именно здесь я расположил дополнительные инструменты, которыми я не пользуюсь – мою запасную камеру, световые приборы и микрофон.

В комнате я установил шкаф из Ikea, чтобы организовать свои книги и красиво выставить свои коллекции. Вещи, которые нужны мне очень редко, я разложил по чётко подписанным ящикам, в чулан и на шкафах подальше от своего стола.

Теперь у всех моих вещей есть своё собственное место. Мне не требуется прикладывать никаких дополнительных усилий для того, чтобы быстро воспользоваться вещами, которые мне часто нужны. Это существенно ускорило весь мой рабочий процесс, так как я стал тратить меньше времени на поиски своих вещей.

3. Наведите порядок в проводах

Не знаю, как вы, но лично меня груда болтающихся и перепутанных между собой проводов попросту отвлекает. Кроме того, они становятся настоящей головной болью, если вам когда-либо понадобится отсоединить один из таких проводов, чтобы подключить его куда-то в другое место. Чтобы заставить своё пространство выглядеть чище, я решил спрятать свои провода подальше. Кроме того, я организовал их таким образом, чтобы это приобрело какой-то смысл, в зависимости от того, как часто я использую тот или иной провод. Я объясню эту систему чуть ниже.

Я использовал кабельные стяжки и крючки для того, чтобы организовать все свои провода. Я объединял связанные провода вместе и использовал несколько удлинителей для того, чтобы упростить к ним доступ.

Провода от вещей, которые я редко отключаю – например, мой монитор, лампа, компьютер – я подключил к удлинителю на полу за моим рабочим столом. А затем я скрепил эти провода.

Те же вещи, чьи провода мне приходится часто отсоединять, я подключил к другому удлинителю возле стола и объединил их при помощи простой кабельной стяжки. Это существенно упростило работу с ними, но при этом сами провода стали визуально незаметными.

Я использую ноутбук и присоединяю его к огромному монитору, когда работаю дома. Для хранения защитных заглушек и зарядок я закрепил их все к кабельному органайзеру, прикреплённому к углу моего стола, чтобы все они были в доступной близости ко мне.

Приведя свои провода в порядок, я перестал тратить время на поиск разъёмов и разочаровывающие попытки развязать узлы из проводов. Теперь я могу упаковать их или установить обратно за считанные секунды.

Читайте также:  Звукоизоляция дома - советы профессионалов

4. Создание комфорта

Это необходимо для комфортной работы и сохранения концентрации на долгие часы. Я потратился на несколько вещей: хорошее кресло, подставку для ног и подставку для монитора.

Именно кресло стало одной из важнейших покупок для меня, так как я провожу массу своего времени дома. Последние лет десять я использовал потрёпанное кресло из Ikea, но стал замечать, что начинаю сидеть на нём в довольно странных позах. Я слишком опоздал с обновлением своего кресла.

Люди не раз говорили мне: хорошие кресла стоят дорого. И они были правы. Отбросив шок от цен в сторону, я был готов потратить на кресло хоть две тысячи долларов, если бы это означало, что сидеть я на нём буду, словно на облаке, делая свою работу ещё лучше.

Я находился в поисках правильного баланса между комфортом и минимализмом. После долгих раздумий я всё же решился приобрести кресло Herman Miller Lino. Оно оказалось невероятно комфортным, но, к моему удивлению, не сильно дорогим. Оно регулируется во всех нужных местах, а само сделано из очень качественных материалов.

Чтобы заставить себя сохранять правильную осанку, я приобрёл деревянную подставку для монитора, чтобы мои глаза были направлены прямо и вверх. Кроме того, я приобрёл наклонённую подставку для ног, чтобы упростить себе сидение за креслом.

Не стоит недооценивать эффект, который комфорт оказывает на вашу продуктивность. Когда вам не нужно об этом беспокоиться, вы сохраняете свою концентрацию и можете работать без каких-либо перерывов долгое время.

5. Не делайте своё пространство скучным

Хотя я и являюсь любителем минимализма в дизайне и открытого пространства, я хотел убедиться в том, что в моём офисе сохраняется характер. Пространство, которое было украшено специально для меня, и давало бы мне вдохновение каждый раз, когда бы я на него смотрел.

Я слежу за несколькими художниками в Instagram, и, когда у меня появляется возможность, я покупаю их работы. Поэтому я решил вставить несколько таких работ в рамку, чтобы визуально улучшить своё пространство.

Кроме того, у меня есть небольшая коллекция игрушек и значков с конференций и мероприятий, которые я посещал. Мне нравится хранить их рядом, чтобы напоминать себе о том, чтобы я не спешил взрослеть, а заодно, чтобы добавить больше цветов в своё пространство.

Все эти чудаковатые частички моей личности делают моё пространство более уютным и заставляют меня чувствовать себя дома. Это постоянное напоминание о том, кто я такой, которое, к тому же, дарит мне особенное удовольствие, когда я нахожусь в своём офисе.

Эти пять факторов радикально преобразили моё рабочее пространство.

Я заметил, что все мелочи в итоге образуют одно целое. Возможность иметь всё необходимое под рукой, избегание разочарования от бардака и комфорт вашего окружения. Всё это создаёт единый эффект. Спустя несколько недель работы в моём новом рабочем окружении я заметил значительный рост моей продуктивности и концентрации.

Да, время от времени моё пространство снова начинает захламляться, но, благодаря тому, что я разработал хорошие стандарты и систему для организации своих вещей, мне стало гораздо проще поддерживать порядок.

Этот проект оказался для меня довольно значительным и потребовал два месяца на выходных, чтобы привести его к завершению. Я не знал и половины вещей о дизайне правильного рабочего пространства.

Вы также можете посмотреть видеоролик о создании этого рабочего пространства. В этом видео я познакомлю вас с процессом самостоятельной работы по обновлению рабочего пространства, настройкой MacBook Pro и ПК и проведу экскурсию по моему домашнему офису.

Matthew Encina, medium.com. Перевод: Артемий Кайдаш


16 советов по организации рабочего пространства, которые удивят вас

Для того чтобы более эффективно работать дома или в офисе, нужно правильно организовать рабочее пространство и держать стол в порядке. Хорошие организаторские способности значительно облегчают жизнь. Если вы не обладаете такими навыками, то сохраняйте спокойствие, и взгляните на эти 16 полезных идей по организации рабочего пространства.

Эти идеи помогут вам понять, как организовать ваше рабочее пространство и держать его в порядке. Взгляните и почерпните для себя идеи хранения ручек, записок, и узнайте, как не запутаться в кабелях и проводах.

Органайзер из жестяной банки

Один из способов хранения ручек, ножниц, и других канцелярских принадлежностей – разложить их по жестяным банкам. Просто возьмите пустую чистую банку, покрасьте ее и оформите с помощью цветной клейкой ленты.

Настенные магнитные доски

Украшенная стена всегда лучше пустой. Почему бы не повесить вентиляционные крышки, на которые с помощью магнитов вы сможете крепить заметки?

Органайзер из стеклянных банок

Для хранения канцелярских принадлежностей еще и подойдут стеклянные банки, а если их покрыть особой краской, то вы сможете подписать их мелом.

Если вы в настроении смастерить органайзер, то попробуйте сделать его из картона. В нем вы сможете хранить ключи, кошелек, телефон.

Если вы умеете шить, тогда вам под силу сделать такой настенный органайзер

Деревянная подставка под карандаши

Если вы любите деревянные элементы декора, то вы можете вырезать подставку под карандаши из дерева. Распишите ее или украсьте маленькими булавками

Украсьте стол стеклянными банками

Еще одна идея, как организовать рабочие принадлежности с помощью банок

Помимо банок, для хранения принадлежностей можно использовать картонные пачки от готовых завтраков и втулки от туалетной бумаги. Сделайте из них органайзер, а потом обклейте его подарочной бумагой, и никто даже не догадается, из чего он сделан.

Подставка для маркеров за 10 минут

Еще одна идея, как использовать втулки от туалетной бумаги для хранения ручек, фломастеров и карандашей.

Если свободного места на столе не хватает, то можно сделать такие подвесные органайзеры.

Настенная система хранения

Еще один способ освободить поверхность рабочего стола и разместить принадлежности на стене.

Хранение в выдвижных ящиках

Такие разделители помогут вам держать принадлежности в порядке

Органайзер в рамке

Органайзер на рабочий стол можно сделать даже из фоторамки

Чтобы не запутаться в бумагах, и быстро найти нужную информацию, разложите документы по разноцветным папкам.

Такие ярлычки из цветной клейкой ленты не дадут вам запутаться в шнурах

Если вы все еще любите писать заметки от руки, то сделайте такой оригинальный блокнот

6 рекомендаций по организации рабочего места: подтверждены научно

Как обустроить офис и рабочее пространство своих сотрудников так, чтобы они работали с максимальной продуктивностью? Обзор рекомендаций, подтвержденных исследованиями.

Многочисленные исследования показывают, что от того, правильно ли организовано рабочее пространство, напрямую зависит, с каким энтузиазмом трудится человек и насколько его деятельность продуктивна.

iBusiness.ru отобрал 6 рекомендаций по организации рабочих мест для сотрудников. Эффективность каждой из них уже получила подтверждение в исследованиях.

Больше солнечного света

В офисное помещение обязательно должен попадать солнечный свет

Людям, которые работают под природным освещением, по словам Муенч, обычно проще сконцентрироваться и сохранить бодрость духа к концу дня. Дело в том, что солнечный свет уменьшает выброс гормона стресса кортизола. Если человеку не хватает солнечного света, ему становится тревожно, он чаще отвлекается, менее сосредоточен на задаче и с трудом сохраняет позитивный настрой.

Оптимальная температура

Оптимальная температура для умственной работы — 25 градусов по Цельсию

Ощущение постоянного холода, по словам исследователя продуктивности Лео Видрича, заставляет организм тратить энергию на поддержание стабильной температуры тела, а не на «полезную работу мозга».

Тепло, помимо всего прочего, не только заставляет людей работать продуктивнее, но и делает их счастливее.

«Люди, которые часто принимают горячую ванную или душ, проще справляются с ощущением одиночества и социальной изоляции», — сказал исследователь из Йельского университета Джон Барг. Пребывание в тепле делает людей счастливее, поэтому следить за тем, чтобы сотрудникам не было холодно, — крайне важная задача для менеджмента.

Важно, что слишком высокая температура так же негативно влияет на работников, как и низкая. Каждый дополнительный градус тепла свыше 25 градусов по Цельсию заставляет организм активно заниматься собственным охлаждением и тем самым расходовать дополнительную энергию. А это, в свою очередь, также приводит к тому, что работники чаще отвлекаются и делают больше ошибок.

На столе — чистота и порядок

Чистый рабочий стол — залог «чистого» сознания и продуктивной работы

По результатам исследования эксперты составили список рекомендаций для сотрудников и руководителей. На столе, согласно мнению экспертов, стоит держать строго ограниченное число подставок и вещей — их должно быть ровно столько, сколько используется в течение каждого рабочего дня. Кроме того, внутри каждого рабочего стола должно быть как минимум два ящика: один для хранения неотсортированных документов и один — для тех, которые уже просмотрены. При этом, по словам специалистов, рабочие документы ни в коем случае нельзя оставлять на столе.

Растения на каждом столе

«Растения должны быть на рабочем столе. Это так же важно, как наличие офисной техники», — сказал Стивен Каплан. Этот тезис подтверждают и другие исследования.

Растения на рабочем столе благоприятно сказываются на эмоциональном фоне сотрудников

Офисные растения, по словам экспертов из Норвежского университета естественных наук, — простой и дешевый способ заставить сотрудников работать продуктивнее, сохранять концентрацию на текущих задачах в течение длительного периода. А еще цветы в офисе делают работников счастливее.

Самое лучшее растение для офиса — домашняя пальма (areca palms), но отлично подходит и миниатюрное лимонное дерево в вазоне, которое помогает расслабиться и успокоиться.

Синие стены

Лучший цвет для офисного помещения — синий

Красный цвет, по мнению Райт, вдохновляет людей на эффективную работу, но с ним нужно быть очень аккуратным: если человек несколько часов подряд находится в помещении, окрашенном в этот цвет, он быстро станет агрессивным и будет переживать по любому поводу.

Читайте также:  Дизайн домашнего офиса – 20 замечательных проектов

Желтый цвет добавляет людям оптимизма, уверенности и самоуважения, зеленый — успокаивает нервную систему. Белый цвет стен и потолков лучше использовать в маленьких помещениях — он дает ощущение большего пространства.

Лучший цвет для офиса — синий. Он способствует эффективности работников интеллектуального труда, поскольку позволяет им лучше концентрироваться на текущих задачах. Вдобавок он стимулирует рациональное мышление.

Конторка вместо традиционного стола

Работать стоя за компьютером, а не сидя за ним, намного полезнее

Еще одно исследование, проведенное специалистами из Университета Массачусетса,показывает, что каждый лишний час, проведенный у телевизора, сокращает продолжительность жизни на 22 минуты. Так что последствия от сидячего образа куда серьезнее, чем кажется на первый взгляд.

Хороший способ избавить сотрудников от этой проблемы — организовать им рабочее место не за традиционным офисным столом, а за конторкой, которая позволяет часть рабочего времени проводить стоя. Еще лучше, если рабочий стол можно будет поднимать и опускать — тогда каждый сотрудник получит возможность чередовать работу сидя и стоя.

Никаких опенспейсов

Опенспейс снижает продуктивность работников

Задача работодателя — если не рассадить всех сотрудников по отдельным кабинетам, то хотя бы организовать в офисе несколько пространств, в которых работники могли бы уединиться и поработать над задачей так, чтобы их никто не мог отвлечь.

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

Вся работа в офисе начинается с собственного рабочего пространства, но зачастую люди не уделяют должного внимания этому моменту. Рабочее пространство — это не только мебель и компьютер, но и планирование, документооборот, дополнительные инструменты. В этой статье — простые советы о том, как правильно организовать своё рабочее место.

Всё начинается с рабочего места.

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.com

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Идеальное рабочее место — это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Ещё один простой совет: старайтесь в своём электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы «Яндекса», выбирайте их, если сервисы Google — работайте с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправданна.

На рабочей станции создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в кашу: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг. И вы в этом крутитесь без конца. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и это одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

tec_estromberg/Flickr.com

Большинство пользуется блокнотами или ежедневниками. Да, это хорошо, но бумага — «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в обилии страниц. Блокнот или ежедневник — это уже архаичный способ планирования. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не сообразите, когда лучше делать одно, а когда другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию.

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего времени. Поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. To-do-лист сегодня — это всё для эффективного управления задачами и временем.

Я использую систему контекстного планирования в среде Outlook Глеба Архангельского. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, хорошо знакомое приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования можно обучить любого сотрудника за небольшое время.

Вот несколько советов по организации рабочего времени:

  • Планируйте гибко, в контексте, а не с жёсткой привязкой ко времени.
  • Научитесь понимать, что главное, а что нет.
  • Легко расставайтесь с незначительными делами.
  • Цените качество проведённого времени, а не само потраченное время.
  • Говорите себе и другим людям «нет», когда это необходимо.
  • Начинайте день с трудных и неприятных заданий.
  • Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте им сроки выполнения.

Мощный психологический приём — вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Вы увидите, что всё не напрасно.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать в утренний час, когда задачи начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу. Нужно всё обдумать: обращение, построение ответа, дополнительную информацию. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте о быстрых ответах, как все привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.

И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт мозговой штурм или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.

midnightcomm/Flickr.com

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.

Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.

От себя добавлю, что мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.

А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?

Ссылка на основную публикацию