Организация пространства офиса дома – 7 практических советов для вас

10 советов, как создать идеальный офис

Лайфхакер и Ricoh рассказывают, как сделать офис комфортным для сотрудников и повысить продуктивность при минимальных затратах.

Есть много способов превратить офис из унылого и недружелюбного места в современное и комфортное пространство. Сотрудникам это даст возможность и стимул работать эффективней, а вам — сэкономить средства и добиться лучших результатов.

1. Долой карточки доступа

Офис начинается даже не с вешалки, а с входной двери, которую нужно как-то открыть. Ключи и карточки доступа — вчерашний день. Их теряют, ломают, забывают на рабочем месте.

Любую ключ-карту можно украсть и получить доступ к офису.

Хорошее решение — сделать вход по отпечатку пальцев. На рынке смартфонов устройства со сканером отпечатков пальцев уже давно стали нормой, почему бы не перенести эту простую и полезную функцию в ваш офис?

Это удобно для сотрудников и экономит их время и нервы (в конце концов, шансы забыть палец дома крайне малы). Кроме того, сканер отпечатков на входе в офис сократит траты на печать, прошивку и администрирование доступа бесконечного количества карт.

2. Не покупайте кофемашину

Кофе пьют все или почти все сотрудники. Это и утренний ритуал, и возможность окончательно проснуться, и желание что-то обсудить на общей кухне.

Отбирать такую возможность не стоит, но можно сократить расходы фирмы. Например, вместо покупки кофемашины, её можно брать в аренду. Многие компании не берут плату за аренду, если поставляют вам зёрна.

Это удобно ещё и тем, что, если машина сломается, не нужно тратиться на её ремонт. Новую привезут намного быстрее, чем успеют отремонтировать старую. В случае роста коллектива можно будет сменить кофемашину на более производительную. А платить будете только за зёрна.

3. Установите хорошее МФУ

Копировальная машина, принтер, сканер и факс, некогда занимавшие огромное пространство, давно помещаются в одно компактное МФУ (многофункциональное устройство). Оно скромно стоит в доступном для всех месте и тихо выполняет свою работу.

Например, модель с цветной лазерной печатью Ricoh C260SFNw. Устройство умеет копировать документы в цвете и сканировать с двух сторон одновременно. Электронную копию многостраничного договора можно сделать за несколько минут. Копирование запускается одной кнопкой, что экономит время.

Эта модель МФУ поддерживает беспроводную печать, печать с любых мобильных устройств и отправку на них отсканированных документов.

Пробегающий мимо сотрудник легко может распечатать договор или дизайн-макет, который он только что получил в Telegram, внести правки, отсканировать и отправить документ на смартфон. Вся процедура займёт пару минут.

Wi-Fi Direct, Mopria, Google Cloud Print, AirPrint и NFC для современного офиса давно стали нормой и синонимами эффективности, так что к этому просто нужно привыкнуть. С помощью этих технологий легко печатать со смартфона или планшета без использования компьютера.

Ricoh C260SFNw можно поставить вплотную к стене или в любую нишу. Фронтальный доступ даст возможность работать с ним в офисах, где мало места для размещения техники.

Выбирая МФУ, обращайте внимание на его характеристики. В современном офисе цветное печатное устройство с подобными функциями не роскошь, а необходимый инструмент для оптимизации работы и экономии времени.

4. Определите чёткий режим работы

Установите чёткий режим работы офиса. Сотрудники, работающие во внеурочное время, становятся менее эффективными. Если вчера они сидели в офисе до 10 вечера, то на следующий день вряд ли смогут показать хорошую работоспособность и принесут намного меньше пользы, чем их выспавшиеся и отдохнувшие коллеги.

Кроме того, чёткий режим работы позволяет экономить на электричестве и расходных материалах.

Вывод: после 6–7 вечера офис должен оставаться пустым и тёмным. В Японии, например, существуют даже специальные работники, в обязанности которых входит отправка по домам засидевшихся трудоголиков.

5. Отделите интровертов от экстравертов

Open space в чистом виде считается таким же малоэффективным решением, как и старые боксы-клетки для сотрудников.

Обдумывая планировку офиса, стоит учитывать индивидуальные особенности подчинённых. Например, мягко отделять интровертов от экстравертов. Многие сотрудники не могут сосредоточиться и продуктивно работать, если вокруг шум, разговоры коллег и рабочая суета.

Исследования Introverts: A Defense. показывают, что приглушённый свет, спокойная обстановка и минимум эмоциональных коллег-экстравертов помогают интровертам сосредоточиться и работать гораздо продуктивнее.

Учитывая, что среди интровертов попадаются гении и генераторы идей вроде Билла Гейтса, стоит обеспечить им нормальные условия работы и возможность подумать в тишине.

6. Возможность отвлечься от работы

Офис, в котором приятно находиться, повышает эффективность и лояльность сотрудников. Продумайте места для отдыха: можете сделать игровую комнату с приставкой, столом для пинг-понга и прочими развлечениями.

Это не мешает работе, а позволяет отвлечься и расслабиться, чтобы потом снова приступить к обязанностям. Невозможно в течение 8-часового рабочего дня целый день сидеть за компьютером: продуктивность падает, работа останавливается. Поэтому нужно делать перерывы.

7. Фрукты вместо печенек

Привлекать сотрудников обещанием печенек уже не модно. Об их здоровье нужно заботиться, даже если им самим это кажется некритичным.

Самый простой пример — запас еды на общей кухне. Если решили обеспечить сотрудников лёгкими закусками, пусть это будут фрукты, орехи или полезные злаковые батончики, а не печенье или конфеты. Не все догадываются захватить с собой из дома яблоко или мандарин, хотя витамины организму нужны намного больше, чем сахар.

8. Не используйте флипчарты

Флипчарты — это уже даже не вчерашний день. Давайте оставим размахивания фломастерами перед магнитной доской героям «Безумцев» и сделаем шаг вперёд.

Обычная chalkboard-стена в переговорной комнате вообще не занимает места (она же стена), требует меньше расходников и меньше вредит экологии.

Все знают, сколько листов бумаги может извести экспрессивный менеджер в попытках донести идею до клиентов. Интерактивные панели для коворкинга, конечно, ещё эффективнее, но и стоить будут намного дороже.

9. Бухгалтерию — на аутсорсинг

Если говорить о небольшом бизнесе, бухгалтерию можно смело отдавать в руки аутсорсинговых компаний или служб. Сервисы вроде «Кнопки» или «Моего дела» быстро работают и эффективно вписываются в структуру современного офиса.

У многих служб есть собственные приложения или хотя бы веб-интерфейс, что тоже ближе офису XXI века, чем уткнувшийся в бесконечные стопки бумаг суровый бухгалтер.

Ничто не мешает передать на аутсорсинг и другие задачи: начиная с работы айтишников и заканчивая, например, юридической поддержкой. Есть гарантии и система отзывов, по ним можно подобрать хорошего специалиста. Немаловажно и то, что это обойдётся дешевле собственных сотрудников в штате.

10. Правильно выбирайте технику

Невозможно работать быстро и эффективно, если рабочий ПК постоянно глючит или тормозит. Поэтому выбирайте хорошую технику для офиса.

Например, если у вас нет чётко закреплённых за сотрудниками рабочих станций, проще купить моноблоки или мониторы с док-станциями вроде Philips B Line, к которым любой может подключить свой ноутбук. Так у сотрудника будет постоянный доступ к его информации, офисной сети и «нормальным» клавиатуре, мыши и монитору.

Для выездных сотрудников рабочие ноутбуки намного предпочтительнее стационарных ПК, за которыми они проводят минимум времени. Поэтому не стоит платить дважды.

7 советов по организации рабочего места дома

Психологи нам твердят: от того, как обустроено рабочее место, напрямую зависит продуктивность нашей работы. С этим не трудно согласится – ведь удобный, функциональный и красивый кабинет – это уже половина успеха! Многие из нас даже не подозревают, насколько эффективнее может быть рабочий день, если мы перестанем превращать в домашний офис кровать, уютный, настраивающий на сон диван или, еще хуже, обеденный стол.

Мы подготовили рекомендации по оформлению рабочего места для тех, чьи трудовые будни проходят в пространстве собственной квартиры.

Ваш домашний офис может быть таким, каким хотите именно вы: консервативным, суперсовременным, минималистичным, легко превращаться в гостиную, систему хранения или вообще передвигаться за вами по всему дому.

Пройдитесь по своей квартире, окиньте все критичным взглядом и найдите место для вашего будущего рабочего пространства. Возможно, будет удобно разместить ваш рабочий стол в спальне, гостиной, в холле или организовать персональный кабинет на балконе? Даже на самом маленьком утепленном балконе может уместиться мини-кабинет.

Если в вашей квартире до сих пор сохранился стенной шкаф или в интерьере имеется ниша, их можно превратить в отличные рабочие места. Вместо дверей в ваш кабинет можно повесить занавески, чтобы закрывать «офис» бы на выходные или когда приходят гости.

Если вам категорически не нравится идея смотреть в глухую стену, можно расширить подоконник, превратив его в рабочий стол. Сейчас это один из самых популярных приемов дизайна для домашнего офиса.

Или пойдите еще более радикальным путем и спрячьте свой кабинет в шкаф (или, как один из вариантов – между шкафов).

Начните организацию вашего домашнего офиса в первую очередь с выбора места расположения стола, уже потом размещайте все остальные вещи вокруг и относительно него. Стол должен быть максимально удобным для вас и вместительным и без проблем справляться с выполнением функций как письменного, так компьютерного стола. Если пространство вашего жестко ограничено, то подберите модель с откидными столешницами, чтобы его рабочую поверхность можно было при необходимости увеличить.

Купите удобное эргономичное кресло вместо обычного кухонного стула, которым вы привыкли пользоваться. Разницу почувствуете после первого же «рабочего дня» в вашем новом офисе! Если вы принимаете клиентов дома, поставьте еще одно («гостевое») удобное кресло рядом с вашим столом. Это избавит вас от необходимости в последнюю минуту бегать по дому в поисках того, куда бы предложить присесть гостю.

Читайте также:  Мастерская в гараже: фото проекта от Beth Dana Design

Есть некоторые правила размещения рабочего места, главным из которых является наличие естественного освещения. Постарайтесь по-возможности разместить рабочий стол поближе к окну. Желательно, чтобы окно было расположено по левую руку от стола – такая позиция является наиболее правильной с точки зрения естественного освещения. Также позаботьтесь о дополнительных источниках освещения вашего рабочего пространства.

Понаблюдайте за собой во время рабочего процесса, чтобы организовать предметы вокруг себя наиболее оптимальным образом. Разместите то, чем вы чаще всего пользуетесь, ближе к центру рабочей зоны. Архивы, редко используемые вещи и завершенные проекты уберите в дальний шкаф (но так, чтобы в случае необходимости вы легко смогли все найти). Убедитесь, что все мелочи, которые могут вам понадобиться для работы, у вас под рукой. Если вы часто распечатываете документы, принтер должен стоять рядом, а не в другой комнате. Тут же должны быть зарядки для ваших девайсов, гаджетов и розетки в достаточном количестве.

Один из плюсов домашнего рабочего места – отсутствие строгих норм, правил и требований к его дизайнерскому оформлению. Дома ваш офис имеет полное право выглядеть домашним. Поэтому вы вполне можете позволить себе украсить его декоративными элементами, оформить в неожиданной цветовой гамме и выбрать необычную форму вашего рабочего стола. Отлично, если рабочая обстановка будет вызывать у вас исключительно положительные эмоции, а не навивать тоску.

Никакое, даже самое удобное, место не гарантирует успешной и продуктивной работы. Поможет самодисциплина. Нужно не просто заставить себя трудиться, когда вокруг так много соблазнов, но и вовремя прекратить это делать. Человек может концентрироваться на одном деле, не отвлекаясь, недолго. Поэтому большинство знатоков советуют строго чередовать периоды работы и отдыха. Одни предлагают на каждые 45 минут работы делать 15-минутный перерыв, другие рекомендуют режим 25/10. Попробуйте, в каком ритме вам работается эффективнее, заводите таймер и вперед!

Придумайте себе ритуалы: они будут знаменовать начало и конец рабочего дня. Например, утром возьмите за правило обувать туфли вместо тапочек.

А вечером убирать со стола накопившиеся за день бумаги. Тем самым вы обозначите границу между концом рабочего дня и началом отдыха.

Вы всегда можете посетить наши шоу-румы с представленными различными планировками и выбрать место для рабочего кабинета в вашей квартире еще на этапе строительства дома!

Шоу-рум — это отличная возможность оценить качество квартиры по технологии завода «ВЫБОР-ОБД» со 100% отделкой и комплектацией мебелью!

Более подробную информацию вы можете получить по единому бесплатному номеру 8 800 100 4 999 (звонок по России бесплатный).

Как оформить домашний офис?

Чтобы жизнь не превратилась в сплошной круговорот профессиональных дел, важно отделить личное от рабочего. Офису дома можно уделить отдельный уголок. Как говорил Филипп Старк: «Важно придать любви тому месту, где вы живете. Человек должен сам выбрать отражение своей личности на месте. Вы должны смешивать и сочетать все, чтобы сделать свой собственный коктейль»

Если квартира небольшая, каждый метр приходится использовать максимально функционально. Домашний офис легко может разместиться в нише. А если ниши нет — между шкафом и стеной.

Много места для стола и пары полок не нужно. Зато креативность понадобится. Используйте новые, нестандартные способы для организации пространства. Например, сделайте из лестницы необычный стеллаж или украсьте рабочее место сеткой для крепления картинок и уютными фонариками.

Рабочее место можно разместить в самом углу комнаты или даже за дверью. Удачно подобранные аксессуары помогут вписать его в интерьер. Подберите подходящее по стилю кресло, поставьте лампу, поддерживающую общую тему комнаты.

И не забудьте, что все должно быть прежде всего удобно. Подберите красивое и комфортное кресло и работайте с удовольствием.

Превращение обычного закутка в комнате в домашний офис — настоящий вызов. Не так просто уместить все необходимое на таком маленьком кусочке пространства. Но результат определенно того стоит. Грамотно спланированное пространство поможет настроиться на рабочий лад.

Да, это конечно место для работы. Но оно находится у вас дома. Поэтому ко всем обязательным атрибутам: столу, креслу, компьютеру и прочей офисной атрибутике можно (и даже нужно) добавить что-то домашнее и уютное. Например, положите на кресло плед или уютный пушистый коврик. Украсьте рабочий стол цветами и фотографиями.

Окружите себя вещами, которые вдохновляют. Пусть офис будет персональным. С уютной, расслабляющей атмосферой. Например, поставьте рядом любимую лампу с мягким, уютным светом, разместите на столе любимые безделушки (да, иногда бывает очень полезно отвлечься от работы и, например, побросать мяч).

Яркие цвета добавят рабочему месту характер и атмосферности. И зарядят энергией для эффективной работы.

Разместите стол у окна. Всегда приятно сделать маленький перерыв и выпить чашечку кофе на рабочем месте, глядя в окно.

Яркие картины или постеры способны полностью преобразить рабочее место. Разместите несколько над столом. В моменты творческого кризиса любимые пейзажи, цвета или даже вдохновляющие цитаты помогут найти решение для самых непростых вопросов.

В любой работе главное — правильный настрой. Даже что-то с виду скучное легко может оказаться интересным, если подойти к решению задачи с энтузиазмом и хорошим настроением. А оно всегда начинается с удобного и уютного рабочего места.

Когда садишься за стол, откидываешься на удобном кресле, делаешь глоток ароматного кофе, бросаешь взгляд на любимый постер, сразу хочется вперед, к новым свершениям!

5 советов по организации вашего рабочего пространства и повышения продуктивности

Мой домашний офис был сплошным бардаком. Повсюду лежали коробки. Груды перекрученных проводов и старых устройств. Кучи бумаг и файлов занимали всё свободное пространство.

Именно так обстояли дела в моём рабочем пространстве, и мне попросту не хотелось здесь работать. Дома мне казалось, что моя продуктивность падает, потому что я считал, что не смогу найти здесь место для глубокой концентрации.

Поэтому в конце прошлого года я принял решение пересмотреть и переустроить своё пространство.

Я занимаюсь дизайном и созданием контента, поэтому я хотел оптимизировать рабочее пространство под свои креативные потребности. Моей конечной целью было создание чистого и минималистического в плане дизайна домашнего офиса. Я старался сделать его максимально комфортным, чтобы я мог сохранять концентрацию на длительное время. И я хотел разработать систему, которая предоставляла бы мне больший доступ к моим инструментам.

Вот какие шаги я предпринял для того, чтобы превратить бардак в пространство для максимальной концентрации и продуктивности.

1. Избавьтесь от всего, что вам не нужно и чем вы больше не пользуетесь

Когда я начинал работу над этим проектом, я пришёл к выводу, что вещей у меня больше, чем свободного пространства. Я знал, что складирую кучу вещей из прошлого: старые компьютеры, старые устройства, книги, которые мне больше не нужны. Но среди этого хлама были вещи, которыми я всё ещё пользовался. Мне был нужен систематический подход, чтобы рассортировать все эти вещи.

Для меня вдохновением послужило движения минимализма, поэтому я осмотрел каждый объект в комнате и спросил себя:

«Эта вещь приносить мне радость?»

«Я часто её использую?»

«Я использовал её за последний год?»

«Важно ли хранить эту вещь?»

Если я не мог утвердительно ответить «да» на хотя бы один из этих вопросов, то я отправлял вещь на благотворительность или на помойку. В прошлом я часто привязывался к вещам, потому что думал: «Потом это может мне понадобиться». Если бы я продолжал придерживаться этого подхода, мне бы приходилось хранить в комнате вообще всё. Но если в последнее время я не пользовался чем-то, то я просто от этого избавлялся. Лучше я освобожу пространство сейчас, даже если мне придётся снова купить эту вещь в будущем. В конечном итоге я избавился от трети всех вещей в моём офисе.

2. Организуйте всё, отталкиваясь от того, как часто вы это используете

В связи с тем, что я часто переключаюсь между съёмками, дизайном и писательством, мне был нужен хороший способ организовать свой инструментарий. Я хотел, чтобы вещи, которыми я чаще всего пользуюсь, находились на расстоянии вытянутой руки от меня, так что я переустроил всё, отталкиваясь от этой идеи.

Я приобрёл панель, чтобы собрать все кабели и аксессуары, которыми я часто пользуюсь. Я включил сюда все материалы для писательства, наушники, переходники, аккумуляторы для камер и карточки.

Над столом я повесил полку, чтобы использовать вертикальное пространство в моей комнате. Именно здесь я расположил дополнительные инструменты, которыми я не пользуюсь – мою запасную камеру, световые приборы и микрофон.

В комнате я установил шкаф из Ikea, чтобы организовать свои книги и красиво выставить свои коллекции. Вещи, которые нужны мне очень редко, я разложил по чётко подписанным ящикам, в чулан и на шкафах подальше от своего стола.

Теперь у всех моих вещей есть своё собственное место. Мне не требуется прикладывать никаких дополнительных усилий для того, чтобы быстро воспользоваться вещами, которые мне часто нужны. Это существенно ускорило весь мой рабочий процесс, так как я стал тратить меньше времени на поиски своих вещей.

3. Наведите порядок в проводах

Не знаю, как вы, но лично меня груда болтающихся и перепутанных между собой проводов попросту отвлекает. Кроме того, они становятся настоящей головной болью, если вам когда-либо понадобится отсоединить один из таких проводов, чтобы подключить его куда-то в другое место. Чтобы заставить своё пространство выглядеть чище, я решил спрятать свои провода подальше. Кроме того, я организовал их таким образом, чтобы это приобрело какой-то смысл, в зависимости от того, как часто я использую тот или иной провод. Я объясню эту систему чуть ниже.

Читайте также:  Дизайн творческой студии в промышленном стиле

Я использовал кабельные стяжки и крючки для того, чтобы организовать все свои провода. Я объединял связанные провода вместе и использовал несколько удлинителей для того, чтобы упростить к ним доступ.

Провода от вещей, которые я редко отключаю – например, мой монитор, лампа, компьютер – я подключил к удлинителю на полу за моим рабочим столом. А затем я скрепил эти провода.

Те же вещи, чьи провода мне приходится часто отсоединять, я подключил к другому удлинителю возле стола и объединил их при помощи простой кабельной стяжки. Это существенно упростило работу с ними, но при этом сами провода стали визуально незаметными.

Я использую ноутбук и присоединяю его к огромному монитору, когда работаю дома. Для хранения защитных заглушек и зарядок я закрепил их все к кабельному органайзеру, прикреплённому к углу моего стола, чтобы все они были в доступной близости ко мне.

Приведя свои провода в порядок, я перестал тратить время на поиск разъёмов и разочаровывающие попытки развязать узлы из проводов. Теперь я могу упаковать их или установить обратно за считанные секунды.

4. Создание комфорта

Это необходимо для комфортной работы и сохранения концентрации на долгие часы. Я потратился на несколько вещей: хорошее кресло, подставку для ног и подставку для монитора.

Именно кресло стало одной из важнейших покупок для меня, так как я провожу массу своего времени дома. Последние лет десять я использовал потрёпанное кресло из Ikea, но стал замечать, что начинаю сидеть на нём в довольно странных позах. Я слишком опоздал с обновлением своего кресла.

Люди не раз говорили мне: хорошие кресла стоят дорого. И они были правы. Отбросив шок от цен в сторону, я был готов потратить на кресло хоть две тысячи долларов, если бы это означало, что сидеть я на нём буду, словно на облаке, делая свою работу ещё лучше.

Я находился в поисках правильного баланса между комфортом и минимализмом. После долгих раздумий я всё же решился приобрести кресло Herman Miller Lino. Оно оказалось невероятно комфортным, но, к моему удивлению, не сильно дорогим. Оно регулируется во всех нужных местах, а само сделано из очень качественных материалов.

Чтобы заставить себя сохранять правильную осанку, я приобрёл деревянную подставку для монитора, чтобы мои глаза были направлены прямо и вверх. Кроме того, я приобрёл наклонённую подставку для ног, чтобы упростить себе сидение за креслом.

Не стоит недооценивать эффект, который комфорт оказывает на вашу продуктивность. Когда вам не нужно об этом беспокоиться, вы сохраняете свою концентрацию и можете работать без каких-либо перерывов долгое время.

5. Не делайте своё пространство скучным

Хотя я и являюсь любителем минимализма в дизайне и открытого пространства, я хотел убедиться в том, что в моём офисе сохраняется характер. Пространство, которое было украшено специально для меня, и давало бы мне вдохновение каждый раз, когда бы я на него смотрел.

Я слежу за несколькими художниками в Instagram, и, когда у меня появляется возможность, я покупаю их работы. Поэтому я решил вставить несколько таких работ в рамку, чтобы визуально улучшить своё пространство.

Кроме того, у меня есть небольшая коллекция игрушек и значков с конференций и мероприятий, которые я посещал. Мне нравится хранить их рядом, чтобы напоминать себе о том, чтобы я не спешил взрослеть, а заодно, чтобы добавить больше цветов в своё пространство.

Все эти чудаковатые частички моей личности делают моё пространство более уютным и заставляют меня чувствовать себя дома. Это постоянное напоминание о том, кто я такой, которое, к тому же, дарит мне особенное удовольствие, когда я нахожусь в своём офисе.

Эти пять факторов радикально преобразили моё рабочее пространство.

Я заметил, что все мелочи в итоге образуют одно целое. Возможность иметь всё необходимое под рукой, избегание разочарования от бардака и комфорт вашего окружения. Всё это создаёт единый эффект. Спустя несколько недель работы в моём новом рабочем окружении я заметил значительный рост моей продуктивности и концентрации.

Да, время от времени моё пространство снова начинает захламляться, но, благодаря тому, что я разработал хорошие стандарты и систему для организации своих вещей, мне стало гораздо проще поддерживать порядок.

Этот проект оказался для меня довольно значительным и потребовал два месяца на выходных, чтобы привести его к завершению. Я не знал и половины вещей о дизайне правильного рабочего пространства.

Вы также можете посмотреть видеоролик о создании этого рабочего пространства. В этом видео я познакомлю вас с процессом самостоятельной работы по обновлению рабочего пространства, настройкой MacBook Pro и ПК и проведу экскурсию по моему домашнему офису.

Matthew Encina, medium.com. Перевод: Артемий Кайдаш


9 советов по организации рабочего пространства

Советы и влияние организации рабочего пространства на продуктивность.

Если ваша работа требует, чтобы вы сидели за столом, то скорее всего большую часть дня вы проводите именно за ним. Если вы любите свою работу, то стоит задуматься над увеличением своего небольшого рабочего пространства для большей продуктивности. Вот несколько советов о том, как лучше всего структурировать, упорядочить и украсить ваш рабочий стол, чтобы создать рабочее пространство, которое поможет вам справиться с поставленными задачами и даст вам хорошее понимание о том, чем вы занимаетесь.

Фокусируйтесь на функциональности

Применяйте этот совет к предметам, которыми вы пользуетесь чаще всего во время работы. На моем рабочем столе всего должен находиться степлер, баночка с ручками, карандашами и маркерами, а также мой ежедневник. Вся моя жизнь находится в нем. Поэтому мне важно иметь его под рукой. Так я остаюсь работать в рамках задачи. Там также находятся все мои важные дела и документы.

Практикуйте минимализм

Наличие свободного пространства поможет избежать усталости при принятии решений. Если на вашем столе беспорядок, то это создает множество факторов, которые отвлекают мозг от выполняемой задачи. Если на вашем столе много предметов, которые нужно двигать и перемещать, то вы, вероятно, будете взволнованы и будете тратить больше времени на поиски нужных вещей. Относитесь более преднамеренно и избирательно в отношении того, что где лежит. Если у вас много декора, который вам нравится, то не выставляйте сразу весь на стол. Оставьте небольшую часть и попробуйте чередовать его каждую неделю.

Организовывайте пространство на основе того, как вы работаете и думаете

То, как вы организуете свой рабочий стол, должно зависеть от вашей работы и отражать поток ваших мыслей и материалов. Если вы мыслите линейно (работаете с задачами по категориям), то можете разделить документы и другие элементы по типу. Если вы мыслите нелинейно (работаете на основе проектов / клиентов), то можете организовать свой рабочий стол таким образом, чтобы каждому проекту / клиенту было отведено свое место: файл, папка, ячейка и т.п. Все зависит от того, хотите вы сосредоточиться на проекте или на процессе. Организуйте свое рабочее пространство соответствующим образом.

Выведите ваши ценности на первый план

Этот совет я встречал во многих других материалах и поделюсь им с вами – сделайте себе напоминание о ваших ценностях и разместите его перед собою на самом видном месте. Это может быть заметка для пробковой доски, распечатка, заставка для телефона / ноутбука. Это поможет вам принять решение, что делать, когда вы будете подавленны и не знать, что делать дальше. Например, если для вас ценна гибкость в работе, и последнее время не проявляли ее, то пришло время пересмотреть приоритеты и не забывать, что для вас ценно. Очень легко увлечься работой и тратить время на менее важные вещи.

Используйте несколько экранов

Я обнаружил одну полезную вещь, это использование при работе два монитора или одного большого монитора. В связи с растущей потребностью работы одновременно с несколькими приложениями, использование двух мониторов позволяет решить эту проблему, что приводит к росту вашей продуктивности.

Добавьте зеленый цвет

Исследования показали, что использование растений в интерьере улучшает наше самочувствие. Некоторые исследования показывают, что находясь рядом с растениями, можно уменьшить стресс, гнев и способствовать повышению настроения.

«Обнуляйте» рабочее пространство

Беспорядок рабочего пространство во время проекта это не плохо, но его не должно быть в целом. Поэтому я использую такой приём, как «обнуление» рабочего пространства. После выполнения задачи или проекта я очищаю свой рабочий стол от всего, что мне больше не нужно. Я не сижу без дела. Это поддерживает мой рабочий стол в чистоте большую часть времени, но при этом позволяет иметь беспорядок во время выполнения какой-либо задачи.

Разместите ваши цели навиду

Ваше рабочее пространство должно вдохновлять вас. Мне нравится, когда на моей пиновой доске закреплены заметки с конкретными целями на 30, 60, 90 дней. Мне также нравится там крепить вдохновляющие цитаты, красивые фотографии и забавные мемы.

Разместите красивые фотографии

Добавление фотографий из вашей жизни в рабочее пространство будет служить напоминанием, что жизнь – это больше, чем работа. Попробуйте разместить в вашей рабочей зоне фотографии из отпуска, с лучшим другом детства или т.п. – вы украсите пространство воспоминаниями, которые вызывают радость.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Читайте также:  Как оформить домашний офис – дизайнерские идеи с фото

ЖизньКак эффективно организовать рабочее пространство

Порядок на столе — порядок в делах

Большую часть дня мы проводим за работой, будь то офис или домашний кабинет. При этом мы часто жертвуем собственным комфортом и редко думаем о том, как на нас влияет пространство вокруг. Если вам кажется, что вы ничего не успеваете и погрязли под кучей обязанностей, возможно, дело в неразобранной стопке бумаг на столе, где невозможно ничего найти. Делимся советами, которые помогут эффективнее организовать рабочее место, чтобы трудиться продуктивнее.

Избавьтесь от лишнего

Прежде чем приниматься за реорганизацию рабочего места, нужно выкинуть всё ненужное. Даже если вы работаете продуктивнее за неубранным столом, избавиться от того, что не приносит никакой пользы, не помешает. Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей — старайтесь обходиться необходимым минимумом. Хладнокровно выкиньте то, что не помогает вам в работе: пара памятных вещиц и любимая фотография в рамке не помешают, а вот если их сильно больше, они могут отнимать серьёзную часть рабочей поверхности.

Проводите генеральную уборку раз в несколько месяцев и следите за чистотой регулярно. Выберите наиболее удобный для себя график (например, 15 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу) и придерживайтесь его — так поддерживать порядок будет легче, а документы и бумаги не будут скапливаться на столе. А чтобы избавляться от ненужного было проще, всегда держите рядом со столом мусорное ведро. Кроме того, в конце рабочего дня полезно протирать стол антибактериальной салфеткой.

Разберитесь с бумагами и документами

Будем честны: бумаги — основной источник мусора на рабочем столе. И, хотя с ними мы работаем всё реже, компаний, полностью перешедших на электронный документооборот, не так много, как могло бы быть. Для того, чтобы разобраться с потоком было проще, на столе можно завести два лотка или две папки — в зависимости от количества документов, с которыми вам приходится иметь дело. В первый нужно складывать всё новое: заявления на подпись, неоткрытые письма и тому подобное. Во второй нужно отправлять бумаги, которые вы посмотрели и которыми нужно заняться позднее, — так ничто не останется без внимания.

Для бумаг, с которыми вам не нужно разбираться прямо сейчас, но которые вы всё равно обязаны иметь при себе, лучше завести определённую систему хранения. Это не обязательно должны быть привычные папки: если на столе у вас не очень много места, можно попробовать подвесить специальные лотки (например, для хранения газет) на стену. Небольшие заметки, записки и напоминания вместо скучной пробковой доски можно вешать на специальную сетку. Особенно важные документы можно сканировать и хранить копию на компьютере.

Продумайте систему ярлыков и помет — возможно, вам будет достаточно просто подписать папки, а может быть, пригодится помечать их цветом, чтобы быстрее находить то, что нужно. Складывая бумаги, спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны и будете ли вы обращаться к ним в будущем, — большей частью того, что мы храним «на всякий случай», мы впоследствии так и не пользуемся. Старайтесь не заводить папку «Другое» или «Разное» — скорее всего, со временем вы забудете, что именно там лежит.

Попробуйте внедрить принцип «Бумага — действие». Не позволяйте документам и заметкам просто лежать на столе, рассматривайте их как действие, которое вам нужно выполнить: например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или сделать в ежедневнике пометку, что вы должны кому-то позвонить.

Используйте коробки и другие инструменты для хранения

После того как разберётесь с бумагами, обратите внимание и на другие предметы на вашем рабочем столе. С какой бы любовью вы ни выбирали канцелярские принадлежности, лучше не хранить их всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли меньше. Для мелочи можно, например, использовать подставки для яиц. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем вы пользуетесь не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч.

Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого (их можно найти в той же IKEA), зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Выбирайте прочные, которые прослужат долго — и не забывайте продумать систему ярлыков и помет, как и в случае с бумагами.

Держите провода в порядке

Для того чтобы рабочий стол выглядел чище, стоит спрятать провода и удлинители: можно купить специальный контейнер, а можно попробовать сделать его самостоятельно — из обувной коробки. Если места не так много и прятать провода негде, стоит хотя бы аккуратно перевязать их, чтобы они не мешались и не путались.

Рассортируйте файлы на компьютере

Ещё один важный момент в организации рабочего пространства — сортировка файлов на компьютере. Если вы до сих пор этого не сделали, выделите час-два на то, чтобы по-новому организовать документы: браться за это страшно, зато потом вы скажете себе спасибо. Так же как и в случае с обычными бумагами, здесь здорово помогают систематизация и ярлыки, которые удобны именно вам. Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий, которая будет понятна всем сотрудникам, работающим над задачей. Кроме того, в название каждой новой версии можно добавлять дату и, при необходимости, время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.

Папки, которые не нужны вам прямо сейчас, зато пригодятся в будущем, можно архивировать — так ориентироваться будет проще. А копию наиболее ценных документов стоит хранить в облачном сервисе — на всякий случай.

Организуйте дополнительное пространство для хранения

Этот совет нужен в первую очередь тем, кто работает из дома, причём не только с документами, но и с более объёмными материалами: если в офисе оставить бумаги на столе на выходные не так страшно, то дома хочется, чтобы пространство было максимально чистым. Далеко не у всех есть отдельный кабинет или большая рабочая зона, но и в этом случае есть выход. Можно добавить навесные полки над столом или организовать дополнительное пространство для хранения под ним.

Разделите рабочее место на зоны

Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: отведите себе место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него, — с распечатанными документами или, например, мозговым штурмом с блокнотом в руке. Даже если у вас небольшой стол, зонировать пространство всё равно можно: достаточно, например, отодвинуться на другой край или посидеть на общем диване.

Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы (даже если это будет часть кухонного стола или небольшой складной стол). Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Держите нужные вещи под рукой

Думаем, вы и так применяете этот принцип, но проговорить его ещё раз будет нелишним. Обустраивая домашний кабинет, организуя пространство и определяя, где будет лежать та или иная вещь, отталкивайтесь в первую очередь от того, как строится рабочий процесс. Самые нужные вещи должны быть всегда под рукой, в остальном руководствуйтесь тем, как вы используете предметы, — например, храните бумагу рядом с принтером, а стикеры — рядом с зоной, где вы обычно работаете с документами или читаете необходимые по работе книги.

Позаботьтесь о вещах, которые помогут чувствовать себя лучше

Продумывая рабочее пространство, не забывайте о комфорте — в том числе и в мелочах. Очень важно выбрать удобный стул, чтобы не было болей в спине и шее, позаботиться о достаточном освещении (если в офисе темно, купите настольную лампу) и о других вещах, которые могут сделать офисные будни лучше, — например, о подушке под запястье, которая помогает предупредить появление туннельного синдрома, или подставке для ног, которая облегчает нагрузку на спину и шею.

Не ешьте за рабочим столом

Хоть этот совет относится не к организации пространства, а к организации рабочего процесса, и кажется очевидным, им всё равно часто пренебрегают — а зря. Обедая за рабочим столом, можно незаметно для себя съесть больше (когда мы заняты делом, мы не обращаем внимания на то, сколько едим, даже если уже не голодны, и часто выбираем не самые полезные снеки). К тому же перерыв на обед (пусть и небольшой) поможет отвлечься от дел и вернуться к ним с новыми силами.

Если же перекуса за рабочим столом никак не избежать, выбирайте еду, которая не крошится, не проливается и не пачкается (вытряхивать крошки из клавиатуры или пролить суп на рабочий ноутбук — невесёлая перспектива), постарайтесь быть аккуратнее и не мешать другим (сильный запах еды может быть неприятен коллегам), убирайте за собой и обязательно протирайте стол после обеда.

Фотографии: CB2, Blu Dot, ИКЕА, MoMA Design Store

Ссылка на основную публикацию