Организация домашнего офиса: к вопросу о системах хранения

Секреты организации офисного пространства

Мы проводим на работе 8 часов в день 5 дней в неделю (а то и гораздо больше), но часто ли вам встречаются комфортные и уютные офисы? И можно ли так охарактеризовать ваш офис? Оглянитесь вокруг, как будто вы впервые попали в это пространство – вам захотелось здесь остаться и поработать? Если нет, то, возможно, стоит что-то изменить прямо сейчас. О грамотной планировке и оформлении рабочего помещения стоит задумываться не только во время переезда в новый бизнес-центр. Возможно, перекрасив стены, переставив мебель и выделив закуток для архива, вы повысите качество рабочего процесса, а заодно производительность и лояльность вашего персонала.

Итак, пойдём по порядку.

Приёмная

Не каждой компании нужно отдельное помещение под приёмную, но даже в самом маленьком офисе должна быть зона встречи посетителей, где они смогут дождаться нужного им сотрудника – с удобными креслами и вешалкой для одежды.

Стоит задуматься, нужна ли вам классическая ресепшн-стойка. Особенно комично сочетание массивной стойки и миниатюрной девушки-офис-менеджера, когда все входящие видят в лучшем случае её макушку.

Зона ресепшн – лицо всей компании. Обычно её оформляют в фирменных цветах, она призвана отражать корпоративный дух и культуру. Здесь место всем дипломам и наградам, полученным вашей организацией.

Отдельные кабинеты или оупен-спейс?

Принято считать, что открытая планировочная система пришла к нам из США и Европы. Однако стоит вспомнить фильм «Служебный роман», чтобы убедиться, что её активно применяли и в советских конторах.

  1. Максимально эффективное использование пространства офиса, нет лишних коридоров. Соответственно, можно арендовать/покупать помещение меньшей площади.
  2. Простота коммуникаций между сотрудниками. Для делового (и не только) разговора не нужно выходить из кабинета и куда-то идти. Всегда видно, есть ли нужный человек на месте, занят ли он беседой с кем-то другим или свободен. Особенно удобно для групп сотрудников, работающих над одним проектом. По наблюдениям компаний, поменявших кабинетную планировку на открытую, временные затраты на общение сокращаются на 25-30%.
  3. Можно одновременно демонстрировать демократизм в управлении (если начальник занимает соседний стол с подчинёнными) и держать всех под контролем.
  4. Работающие вместе сотрудники разных отделов гораздо лучше представляют, кто и чем занят в компании. Уменьшается эгоцентризм («одни мы тут за всю компанию пашем, а что остальные делают – непонятно»), повышается командный дух, улучшается взаимодействие между подразделениями.
  1. В больших пространствах обычно невозможно рассадить всех сотрудников в пределах 4 м от окна. Соответственно, нужны дополнительные затраты на организацию хорошего освещения.
  2. Опять же из-за размеров пространства может быть сложно обеспечить хорошую вентиляцию (если в здании не предусмотрено центральное кондиционирование).
  3. Отсутствие приватности может негативно восприниматься некоторыми людьми.
  4. Отсутствие звукоизоляции – сотрудники могут мешать друг другу разговорами между собой и по телефону.
  5. Сложно выполнять работу, требующую высокой сосредоточенности, – в любой момент сотрудника могут отвлечь.
  6. Может быть неудобно принимать посетителей (если для этих целей не выделено отдельное помещение).

Есть отделы, которые «конфликтуют» друг с другом, оказавшись в оупен-спейсе. Например, сосредоточенные бухгалтеры или юристы и шумные менеджеры по рекламе и PR, у которых то креативный мозговой штурм, то организационный аврал перед выставкой.

Разговоры менеджеров по продажам с клиентами (особенно физическими лицами) могут вызывать повышенный интерес остального «народонаселения» оупен-спейса. В итоге и продавцам так работать неловко, и остальные постоянно отвлекаются от своих прямых задач.

Вопрос приватности часто решают за счёт перегородок между столами. Они могут быть чисто символическими (низкими и прозрачными) или довольно высокими, так что получаются характерные «кубики». Заодно улучшается звукоизоляция, правда, могут стать хуже освещённость и вентиляция.

Ольга, маркетолог: «Одно время я работала в оупен-спейсе, где столы стояли тесно, но не в линию, а под различными углами друг к другу. Перегородки между ними были из полупрозрачного пластика с острыми краями, на которые все сотрудники постоянно наталкивались. К царапинам на руках я уже привыкла, но вот когда порвала своё лучшее платье за полчаса до публичного выступления, захотелось предъявить счёт тому, кто всё это придумал».

Одна из последних тенденций в офисном дизайне – всё-таки формировать полностью или частично замкнутые пространства за счёт прозрачных перегородок от пола до потолка: всем всё видно, свет проникает внутрь, но ничего не слышно.

Места для «наказанных» сотрудников

Самое психологически некомфортное место в офисе – спиной ко входу. Обычно если сотруднику достаётся такой стол, то он стремится как можно скорее «переехать». В итоге места спиной к двери достаются новичкам в компании, усиливая их стресс от перехода на новую работу.

Также весьма некомфортным для человека может быть место спиной к окну. Особенно если окно панорамное, а этаж высокий. Причём сотрудник может не осознавать, что это положение вызывает у него дополнительное психологическое напряжение, но оно всё равно будет.

Чтобы не провоцировать извечную офисную борьбу между теми, кому дует и кому душно, старайтесь не располагать рабочие места под кондиционерами и рядом с окном, которое регулярно открывается для проветриваний.

Отдельные кабинеты для руководителей

Это ещё один вопрос, при рассмотрении которого возникают разнообразные «за» и «против».

Почему руководителю не нужен отдельный кабинет:

  1. В отдельном кабинете начальник сразу же отрывается от коллектива, перестаёт быть в курсе всех событий в жизни офиса. В нём банально скучно.
  2. Теряется лёгкость, неформальность общения с подчинёнными. По самому элементарному поводу приходится просить работника зайти (а вызов к начальству для многих – уже микростресс), самому каждый раз выбираться из кабинета или пользоваться телефоном и электронной почтой (что обычно хуже личного контакта).

Бывает, что, получив вожделенный отдельный кабинет, начальник через какое-то время уступает его кому-то ещё, а сам возвращается в общий кабинет или оупен-спейс.

Почему руководителю необходим отдельный кабинет:

  1. Как только человек становится начальником, на его внимание начинают претендовать гораздо больше людей. Если руководитель находится «в свободном доступе», его всё время дёргают, не давая сосредоточиться на основных задачах.
  2. Нужно помнить о правиле «хвалить публично, ругать лично». Поэтому распекать нерадивых подчинённых лучше в собственном кабинете, а не перед всем остальным коллективом. Впрочем, для этих целей можно использовать переговорную или любое другое обычно пустующее помещение (если оно есть).
  3. Отдельный кабинет нужен, если у руководителя по роду его деятельности много встреч, например, с поставщиками, подрядчиками и прочими партнёрами.

Поэтому в современных офисах чаще всего линейные руководители работают вместе со своими сотрудниками (иногда им выделяют приватную зону теми же прозрачными перегородками), а для топ-менеджмента организуются отдельные кабинеты.

Переговорная

Всегда ли нужно отдельное помещение для переговоров? Однозначно да! Вот для чего вам может пригодиться переговорная:

  • Собственно для переговоров с различными партнёрами и контрагентами;
  • Для встреч с клиентами (если под эти цели не выделено специальное пространство);
  • Для совещаний разных групп сотрудников, встреч руководителей с подчинёнными;
  • Для общих собраний и корпоративных праздников;
  • Для внутрикорпоративного обучения, семинаров и тренингов;
  • Для просмотра презентаций, организации видеоконференций и т.д.
  • Для сотрудников, которые любят громко разговаривать по телефону и ходить при этом.
  • Для встречи всех женщин/мужчин вашего коллектива, чтобы обсудить подарки и поздравления на 23 февраля/8 марта.

Иногда под переговорную функцию выделяют обособленную зону в оупен-спейсе, но, как показывает практика, это неудобно: некоторые встречи проходят слишком бурно, а некоторые разговоры должны оставаться конфиденциальными. К тому же для просмотра слайдов, презентаций и т.п. желательна возможность затенить помещение.

Не хватает одной переговорной? Можно дополнить её «stand-up meeting» – местами для переговоров в положении стоя (хорошо сказываются на оперативности встреч). Или заведите систему бронирования совещательной комнаты.

Архив

Некоторые отделы производят большое количество бумажных документов по роду своей деятельности (та же бухгалтерия или юристы), а другие сотрудники – просто «плюшкины», которым выбросить любую бумажку, что от сердца оторвать.

Не стоит загромождать офисное пространство бесконечными шкафами. Лучше выделить под архив отдельное помещение и организовать в нём эффективную систему хранения от пола до потолка. Если часть документов уже давно не нужна, но хранится, например, по требованию законодательства, можно снять под архив комнату на другом этаже или даже в другом здании, чтобы сэкономить на арендных платежах.

Сами шкафы стоит приобретать с дверцами, иначе бумаги накапливают огромное количество пыли. И хотя бы раз в год проводить «генеральную уборку», буквально принуждая сотрудников расхламляться, а потом вызвать специалистов по утилизации документов. Ещё лучше внедрить элементы электронного документооборота или хотя бы хранить все служебные записки и пр. в отсканированном виде.

Хранить на работе приходится не только бумаги. Например, отдел рекламы и PR часто обрастает рекламной и сувенирной продукцией. Этот процесс происходит постепенно, но в итоге часть офиса становится похожа на склад, а сотрудники пробираются к своим местам через штабеля коробок. Выделите им небольшую кладовую.

Кухня-столовая

О том, как организовать питание в компании, мы подробно писали в материале «Корпоративная печенька: стоит ли кормить сотрудников в офисе?». Если в вашей организации не принято компенсировать стоимость обедов полностью или частично, то стоит предусмотреть корпоративную кухню в отдельном помещении или хотя бы маленьком закутке. В идеале это должна быть комната с раковиной (чтобы упростить уборку) и холодильником, но пусть это будет хотя бы стол с микроволновкой и кофеваркой, за которым можно нормально пообедать.

Таким образом сотрудники смогут трапезничать не на рабочих местах, вы убережёте клавиатуру и документы от жирных пятен и пролитого чая, а посетители не будут наблюдать, как ваши работники разбираются со своими контейнерами.

Сотрудники без места

Нет, мы не о модной тенденции организовывать один рабочий стол для нескольких сотрудников, которые часто бывают в разъездах (на практике эта идея оказывается не такой привлекательной, как выглядит в теории). Мы о курьерах, водителях и т.д. У них должно быть свое место для отдыха между заданиями, иначе они будут занимать кресла для посетителей.

Цветовое оформление

Общая рекомендация – выдержать оформление офиса в светлых, пастельных тонах с вкраплениями яркого цвета, но без перебора, чтобы он не раздражал и не утомлял. Для помещений на солнечной стороне предлагают оттенки синего и голубого, для кабинетов, куда попадает мало света – тёплые оттенки (светло-жёлтый, песочный, нежный зелёный, игривый розовый).

Принято считать, что оформление офиса в серых тонах – самое то: спокойно, интеллектуально, никого не раздражает. Но это не всегда так. Рассказывает Антон, инженер из Санкт-Петербург: «Наша компания арендовала офис в прекрасном бизнес-центре с панорамным видом на воду. Посмотришь в окно где-нибудь в ноябре – серое небо, серый асфальт, серая Нева. Переведёшь взгляд обратно – серые стены, серый пол, серые столы. Тоска, хоть вой!»

Для небольших помещений важно визуально расширять пространство: можно использовать белый цвет, зеркала, прозрачное стекло и металл, а в стиле придерживаться минимализма. Просторные помещения будут уютнее, если цвет стен, наоборот, сделать более насыщенным, в коричневой гамме, а для отделки применить фактурные материалы.

Обычно оригинальные элементы дизайна предлагают использовать для компаний/отделов с творческой специализацией. Но такая дискриминация не совсем понятна: менеджер по финансам или логист тоже могут оценить забавную картинку на стене, нестандартный дизайнерский ход. Главное, чтобы оформление помещений, в которых часто бывают клиенты и посетители, соответствовало тому имиджу компании, который вы транслируете вовне. А при утверждении дизайнерского креатива (кто бы ни был его автором) следует помнить, что это не один раз взглянуть и повеселиться, а его придётся наблюдать изо дня в день из года в год.

Растения в офисе

Зелёные растения всегда радуют глаз и являются самым естественным и привлекательным цветовым пятном. Совсем не обязательно тратить существенные средства на закупку редких пальм в кадках и приглашение специалиста, который будет за ними ухаживать. Но стоит избегать и другой крайности – лиан в жестяных банках и фиалок в ёмкостях из-под йогурта, как в почтовых отделениях старого образца. Наверняка среди ваших сотрудников найдётся садовод-любитель, которому можно выделить небольшой бюджет на приобретение однотипных горшков, земли и нескольких неприхотливых растений.

Некоторые модные приёмы

Coffice – гибрид кафе и офиса в одном пространстве. Хорошо подходит для создания душевной, неформальной обстановки при общении с клиентами и посетителями. Иногда становится центром общения всей компании.

Touch down – места для сотрудников с возможностью подключения к локальной сети или Интернету. Это может быть просто мягкий пуф, на который удобно усесться с ноутбуком. Позволяют гибко использовать общее пространство.

Think tank – звукоизолированное помещение для работы одного человека, которому надо сосредоточиться. Предоставляется по требованию на непродолжительное время.

Зона эмоциональной разгрузки – зона с расслабляющим декором и мягкой мебелью, в которой человек может отдохнуть физически и душевно. Может быть дополнена игровыми элементами, например, кикером.

В целом, чтобы работалось с комфортом, нашим людям нужно не так много. Но есть базовые вещи: хорошее естественное освещение и вентиляция, адекватный температурный режим, удобная мебель. Если ваши сотрудники зимой стучат по клавишам в перчатках, летом изнывают от жары, а по вечерам у них болит спина и голова из-за нефизиологичного стула, то ситуацию не спасёт самый современный и элегантный дизайн.

Ищете новых специалистов? Закажите услугу «скрининг резюме» в кадровом агентстве JobHelp – получите доступ к базам данных всех ведущих job-сайтов с 4-хкратной экономией. И можете уже сейчас выбирать, где поставить стол для будущего сотрудника.

Организация домашнего офиса

В этой статье мы полностью завершаем работу с бумагами, документами и информацией в вашем доме. Я дам вам пошаговые инструкции для организации вашего домашнего офиса, который будет служить цели эффективной работы с вашими бытовыми документами.

Если вы уже создали ваш Домашний Информационный Центр, то большая часть работы у вас уже сделана. Также в рамках этой статьи мы не будем обсуждать организацию папок и файлов, так как мы это уже сделали, когда организовывали Главную файловую систему вашего дома.

Кроме того, перед началом работы я хочу уточнить, что если вы работаете дома или у вас домашний бизнес, схема организации вашего домашнего офиса должна разрабатываться с большим вниманием и учитывать специфику и потребности вашей работы.

Шаг 1. Ищем место для домашнего офиса

Первый шаг заключается в том, чтобы убедиться, что у вас имеется место, где вы могли бы заниматься вашими бытовыми задачами и/или работой, и что это место не занято другими вещами, не относящимися к этим задачам.

Читайте также:  Оформление домашнего офиса на ранчо в Калифорнии

Каждый дом нуждается в месте, где можно было бы сортировать почту, оплачивать счета, делать телефонные звонки и обрабатывать важные документы. Это место в первую очередь должно иметь свободную чистую поверхность, чтобы вы могли разложить бумаги.

Если у вас еще нет такого места, оглянитесь и подумайте, где вы можете его устроить. Вы также можете расширить для этой цели ваш Домашний Информационный Центр.

Если в качестве домашнего офиса вы выбираете помещение, которое имеет и другие функции, например, спальню или кухню, то убедитесь, что там есть достаточно пространства для этого, и вещи, принадлежащие домашнему офису, не будут мешать основной функции этого помещения.

Если вы до сих пор не закончили работу с бумажным беспорядком, вам потребуется на этой неделе некоторое время, чтобы заняться этим. Убедитесь, что все документы, относящиеся к домашнему офису, собраны в одном месте.

Если вы работаете дома, то вам придется подумать о том, чтобы максимально отделить работу от всей остальной домашней деятельности. Даже если вы не можете выделить под офис отдельную комнату, простая ширма или стеллаж могут намного повысить вашу сосредоточенность на работе, когда вам это нужно.

Оборудование для домашнего офиса (типовой набор, он может варьироваться в зависимости от ваших потребностей):

  • Стол или свободная рабочая поверхность достаточного размера.
  • Удобный стул или кресло.
  • Шкаф, стеллаж или полки для хранения папок.
  • Оргтехника (компьютер, принтер, телефон).
  • Мусорная корзина.

    Шаг 2. Организация рабочего стола

    Второй шаг к организации домашнего офиса – убрать посторонние вещи с рабочего стола. Ваша цель – на столе иметь только те вещи, которые вы используете ежедневно (например, ежедневник, стакан с ручками и папку для входящих бумаг), а остальные должны храниться подальше – в шкафу или ящике стола.

    Я на своем опыте убедилась, что есть глубокая психологическая связь между чистым рабочим пространством и уровнем концентрации. Одна из целей организации домашнего офиса – сэкономить время, а свободный стол решает эту задачу.

    Во-первых, вытрите пыль со стола. Затем установите самые крупные вещи – компьютер и принтер. Затем добавьте другие элементы, которые вы используете чаще всего. Далее очистите ящики стола, устраните беспорядок и заново организуйте все составляющие вашего домашнего офиса. Для организации мелких канцелярских предметов удобно использовать небольшие контейнеры (об этом я расскажу ниже).

    И наконец, создайте себе привычку убирать рабочее место в конце дня, чтобы всегда поддерживать стол в чистом состоянии. Дополнительные 3-5 минут на уничтожение мусора и размещение документов в соответствующие папки – гарантия того, что беспорядок и неорганизованность никогда не вернутся на ваше рабочее место, пожирая ваше драгоценное время.

    Шаг 3. Организация офисной техники и принадлежностей

    Следующий шаг – собрать в одном месте все канцелярские принадлежности, разобрать и рассортировать их, а затем организованно разместить то, что останется.

    Одна из самых больших ошибок, которые я делала ранее при организации домашнего офиса – пыталась держать мелочевку в ящиках стола. Они очень быстро забивали все свободное пространство и создавали хаос.

    Поэтому я рекомендую вам хранить лишь небольшое количество мелких принадлежностей в ящике стола (для немедленного использования), а остальные запасы держать в другом месте – корзине или шкафу.

    Если вы хотите суперорганизации, вы даже можете создать список пополнения ваших рабочих принадлежностей и еженедельно сверяться с ним, не нужно ли чего-то докупить. Неприятно, когда вам нужно срочно распечатать документ, а бумага закончилась. Но

    делать это стоит лишь в том случае, если это оправдано для вас, а не просто создаст лишнюю работу.

    Я просто добавляю необходимые принадлежности в общий список покупок, если замечаю, что запас бумаги или ручек подходит к концу.

    Шаг 4. Идеи и решения для организации домашнего офиса

    И наконец, последний шаг – наладить оптимальное использование пространства вашего домашнего офиса, выбрав подходящие для вас решения.

    Не стоит спешить и скупать все эти милые готовые штучки для организации. Каждое пространство уникально, и при его использовании важно подойти творчески. Вот несколько лучших, на мой взгляд, идей:

  • Использование вертикального пространства стены – отличный способ хранить папки, книги, тетради и другие вещи, не занимая производственных площадей.
  • Если позволяет место, используйте книжные шкафы или стеллажи. Предварительно рассчитайте, что и в каком количестве вы будете хранить на полках, чтобы выбрать шкаф подходящего размера и с подходящей глубиной и высотой полок.
  • В маленьком пространстве полезной может быть тележка, на которой можно разместить принтер или папки. При этом хранить ее можно под столом и выдвигать только на время работы.

    Вот мой домашний офис (он же – рабочее место). На рабочем столе – только самое необходимое: рабочий и личный ежедневники, небольшая мусорная корзинка, чашка кофе.

    В шкафу слева я храню папки с документами.

    В ящике рабочего стола – мелочи, в тумбе – запасы бумаги, тетрадей, блокнотов, кабели и компьютерные принадлежности и пр.

    А вот еще идеи для организации домашнего офиса:

    Гид The VillageКак организовать хранение вещей в квартире

    Дизайнер Галина Тишутина рассказала The Village о принципах рациональной организации хранения вещей в домашних условиях

    От того, насколько хорошо в квартире организовано хранение вещей, во многом зависит ежедневный бытовой комфорт. Когда у каждого предмета есть своё место, его легко найти, а потом убрать на место, не создавая беспорядка. The Village расспросил дизайнера Галину Тишутину, как продумать домашнее хранение, чтобы освободить больше пространства для жизни.

    галина тишутина, Brainstorm Buro

    Главное, что нужно знать о хранении, — на выходе должно получиться просторно и удобно. Ведь лучшее пространство для жизни то, в котором много воздуха и пустых поверхностей. Но в маленьких квартирах это сложная задача, которая к тому же вступает в противоречие с нашим традиционным умением всё усложнять, а также со страстью к шопингу и накопительству. Однако мир стал технологичным: широкий подоконник может стать домашним офисом, Wi-Fi позволяет работать даже в кровати, проводов становится меньше, стационарные блоки почти ушли в прошлое, гаджеты стремительно уменьшаются в размерах, а все тома энциклопедии умещаются на флешке. Всё это помогает выиграть дополнительное пространство для жизни.

    Сортировка

    Перед тем как начать всё оптимизировать, следует разделить вещи на нужные и ненужные. Во-первых, стоит избавиться от вещей, которыми долго не пользовались. У каждого из нас есть какой-нибудь тостер, который последний раз включали пару лет назад, при этом он плотно обосновался на подоконнике в кухне. Такие вещи лучше выбросить, продать через Avito или передать тому, кто будет ими пользоваться. Так останутся только нужные предметы — для них мы и будем планировать место для хранения.

    Нужные вещи тоже придётся отсортировать. Есть, например, система горячей и холодной ротации. В горячую ротацию попадают те вещи, которые должны быть под рукой каждый день. Это одежда, обувь и бытовые гаджеты — от пылесоса до гладильной доски. Для правильного расчёта габаритов гардероба померяйте погонные метры штанги для длинных вещей (верхняя одежда, платья), отдельно посчитайте метры штанги для коротких вещей (рубашки, блузки, пиджаки). Также определите объёмы полок для остальной одежды и коробок с обувью.

    К вещам холодной ротации относятся чемоданы, коробки, ёлочные игрушки и прочие сезонные предметы. В эту же категорию можно записать домашнюю библиотеку, если вы не обращаетесь к ней ежедневно, и дорогие сердцу предметы быта — всё, что можно убрать подальше.

    Скрытое хранение

    Хорошо организованную квартиру можно сравнить с автомобилем, в салоне которого много воздуха и простора, при этом пространство под капотом набито под завязку. Мы тоже должны получить как можно больше простора в жилых комнатах, на кухне и в санузлах, а служебные помещения — то есть прихожую, коридор и чуланы — использовать по максимуму.

    Вместо установки нескольких шкафов в жилых комнатах лучше выгородить небольшой гардероб где-нибудь в коридоре. Гардероб, даже самый маленький, — лучшее, что может случиться с небольшой квартирой. Он эффективно использует пространство до самого потолка, как капот машины, где задействован каждый миллиметр. А шкаф — это громоздкий предмет мебели, который стоит в комнате и занимает много места.

    Открытое хранение

    Количество вещей, разложенных на поверхностях, лучше всего минимизировать. Во-первых, они создают ощущение беспорядка, а во-вторых, усложняют процесс уборки, потому что с них нужно стирать пыль. Открытое хранение допустимо только на кухне и в ванной комнате, то есть там, где есть предметы, которые просто неудобно по несколько раз на дню убирать в шкафы.

    Хранение на кухне

    Чтобы понять, хорошо ли организовано хранение на вашей кухне, проведите проверку воскресным шопингом. Представим, что вы привозите домой запас продуктов и бытовой химии на ближайшую неделю или даже несколько. Если вы не можете разложить всё по шкафам, чтобы при этом был доступ к каждой упаковке, значит, пора что-то менять.

    Небольшие кухни обычно хочется оставить максимально просторными, чтобы дополнительно не уменьшить пространство обилием предметов. В этом случае хорошим решением станет шкаф, расположенный на пути от входной двери до кухни, в котором можно хранить продукты, не требующие холода, — воду, бакалею, соусы. Это позволит заниматься шопингом реже и не делать из кухни склад.

    Для хранения внутри кухонных шкафов стоит обзавестись одинаковыми контейнерами и пересыпать в них всё что можно — от чая до круп. Дело в том, что заводские упаковки разной формы и размеров трудно эргономично разместить внутри шкафа. В результате теряется много пространства, а продукты из негерметичных коробок часто рассыпаются. Подпишите каждый контейнер и используйте одинаковые для каждого типа продуктов. Такая система хранения поднимает уровень порядка и здорово ускоряет процесс приготовления еды.

    Хранение в ванной комнате

    Подход к организации хранения в ванной комнате очень похож на кухонный. Нужно выделить предметы горячей ротации и продумать хранение для вещей холодной. Оставьте на открытых поверхностях только те тюбики и предметы, которыми пользуетесь регулярно. Остальное можно положить в шкаф. Стоит подумать о том, чтобы навесить прямо над дверью широкую полку. Она незаметная, к тому же на ней удобно держать запас стирального порошка и туалетной бумаги.

    Хранение в комнатах

    Кровати с подъёмным механизмом и системой хранения внутри часто сильно проигрывают по удобству обычным кроватям на ножках, под которые помещаются ящики на колёсиках из IKEA. А кроме того, такие кровати значительно дешевле.

    Если говорить о детской, то мне кажется, что ребёнок должен поддерживать порядок в своих игрушках самостоятельно. Поэтому все ящики стоит разместить на доступной высоте. В этом случае маленький человек получит свободу выбирать самостоятельно, что и куда положить.

    Правильные привычки

    Удобная система хранения — это не только шкафы и полки, но и определённый набор хороших привычек. Приучите себя пару раз в год проводить ревизию вещей, чтобы своевременно избавляться от хлама и освобождать пространство. Следите за общим балансом: если после отпуска или удачного шопинга вы внесли в квартиру пару пакетов вещей, то другая пара пакетов должна её в обозримом будущем покинуть.

    Глава 7 ДОМАШНИЕ ОФИСЫ

    1. Что работает?

    «Пакеты моих рекламных материалов всегда собраны и готовы к отправке. Получив запрос, я могу быстро добавить к ним вводные заметки, наклеить адрес, поставить штамп и тут же отослать пакет».

    «Все мои каталоги стоят на этой полке у телефона, и я выбрасываю старые, как только выходят новые. Мне нравится, что я могу за секунду добраться до самых современных материалов».

    2. Что не работает?

    «Мой офис начинается в полутора метрах от спальни. По мере роста моего бизнеса рос и офис — сначала до потолка, а потом — наружу, во всех мыслимых направлениях. В конце каждого рабочего дня документы разбросаны по всей моей кровати, и часто мне приходится спать на тахте. Помогите! Я хочу снова спать в своей постели».

    «Я постоянно теряю вещи у себя в офисе. На прошлой неделе, за день до презентации для моего основного клиента, я потерял важное коммерческое предложение. Я не спал всю ночь, пытаясь его найти, а потом мне пришлось повторно его написать. Так или иначе, мне всегда удается выкрутиться в последний момент, но уровень напряжения невыносимо высок».

    Фотограф, писатель и преподаватель

    «Иногда я не отправляю счета клиентам, потому что не могу найти соответствующую документацию и не имею никакого способа прослеживать свои платежи для возмещения затрат. Я теряю деньги!»

    3. Что для вас самое важное?

    Дэвиду Т., финансовому консультанту, нужно было место для папок с документами текущих клиентов, потенциальных клиентов, пассивных клиентов, ежедневных и еженедельных финансовых публикаций и информации о различных программах инвестиций и компаний, за финансовым положением которых он наблюдал.

    Мэри Б., профессиональному лектору, нужно было место для рекламных материалов, речей и набросков; презентационного оборудования и предложений; архива видео- и аудиокассет, справочников и статей; информации по счетам и платежам.

    Марлен Дж., актрисе и певице, нужно было место для портфолио и резюме ее спектаклей, портфолио и резюме ее вокальных выступлений, демонстрационных кассет, двух настольных папок для телефонных записей (по одному для каждого направления деятельности); для личных финансовых документов, нот, монологов, сценариев и запасов офисных расходных материалов.

    4. Зачем быть организованным?

    • «Мы снова сможем пользоваться гостиной, потому что мое рабочее место будет отделено от нее».

    • «Когда я работаю, мне необходимы покой и тишина».

    • «У меня будет больше места для работы и завершения дел».

    • «Мой бизнес будет развиваться так, как я хочу, если заметки по проектам, документы и наброски идей станет проще искать».

    • «Мне не придется постоянно беспокоиться, что я опять забыл важный документ».

    • «Я хочу испытывать положительные эмоции, приступая к работе!»

    5. Что вам мешает?

    Вот распространенные причины беспорядка в домашних офисах:

    Неопределенность целей. Часто люди не отводят четкого и определенного места для своего домашнего офиса, потому что не имеют определенный приоритетов. В конце концов, они перемещаются из комнаты в комнату, а им самим и членам их семьи становится трудно отделить работу от дома. В этой главе вы найдете много предложений о том, как более четко определить границы офиса, как в физическом окружении, так и с точки зрения привычек и целей работы.

    Читайте также:  Замечательный дизайн загородной творческой студии

    Неудобное место для хранения. Часто люди устраивают домашние офисы там, где недостаточно места для хранения всех необходимых вещей, или же модули для хранения совершенно не соответствуют их потребностям. Иногда люди выбирают определенные приспособления для хранения просто потому, что они им нравятся или доступны. Один мой клиент работал за столом, принадлежавшим в прошлом веке юристу. Это был очень красивый стол, но его ящики еле-еле открывались и их форма не позволяла разместить современные папки.

    Вам не нравится помещение. Люди часто выбирают место для домашних офисов, исходя из того, где, как они думают, это будет уместно, не задумываясь о том, нравится ли им там находиться. Когда помещение оказывается слишком тесным или чересчур удаленным от остального дома, в нем слишком много или слишком мало света или оно просто неудобно, офис в конце концов становится просто хранилищем гор неупорядоченных бумаг, а не настоящим рабочим помещением. Эта глава поможет вам найти наилучшее место для домашнего офиса, чтобы вы с удовольствием проводили в нем время.

    Сложная, запутанная система. Предприниматели очень часто имеют огромный диапазон интересов, и эти интересы постоянно меняются и развиваются. Поэтому им может быть сложно хранить вещи в соответствии с простой системой. Многое из того, что они хранят, имеет значение для различных областей их деятельности. Такие люди часто устанавливают слишком сложные системы с сотнями папок, с множеством накладывающихся друг на друга заголовков. Неудивительно поэтому, что им кажется невозможным хранить все это в порядке.

    Довольно часто люди устраивают домашний офис в одной комнате, а затем перемещают его в другую, больше узнав о своих потребностях, привычках семьи и личных предпочтениях. Выберите лучшее расположение для своего офиса на основе следующих рекомендаций, которые я позаимствовала из книги Пола и Сары Эдвардс «Работа дома».

    • Полный рабочий день или частичная занятость? В домашних офисах, которыми пользуются полный день, должно быть больше места для работы и хранения, в то время как для частичной занятости может подойти не такой большой и более удаленный офис (например, под лестницей).

    • Компактный или просторный? То, сколько места вам нужно, также зависит от типа вашей деятельности и того, в каком стиле вы предпочитаете работать. Например, журналисту, который почти все время работает у компьютера и телефона, нужно меньше места, чем художнику или ремесленнику, который нуждается в более просторном помещении, чтобы разместить все необходимое.

    • Удаленный или расположенный в центре дома? Если шум и активность нарушают вашу концентрацию, выберите самое тихое, самое уединенное место в доме — подвал или, возможно, комнату для гостей наверху. Но если вы можете не обращать внимания на такие помехи или они вам нравятся, потому что стимулируют и дают чувство связи, выбирайте более доступное место.

    • Будут ли у вас посетители? Если в ваш офис будут приходить служащие или клиенты, может быть, более уместно разместить его ближе к входной двери, чтобы остальная часть дома оставалась частной.

    • Многофункциональный? Если пространство будет иметь двойное назначение (например, домашний офис днем, спальня, кухня, комната для гостей или общая комната — вечером), это повлияет на льготы по налогам.

    • Партнеры или служащие? Если с вами будет работать больше одного человека, вам нужно место для себя и для каждого из ваших помощников.

    • С окнами или без? Некоторые находят, что возможность смотреть в окно отвлекает их, а другим нужен дневной свет и пейзаж, чтобы не чувствовать себя изолированными и не испытывать клаустрофобии.

    Выбор мебели

    Многие домашние офисы втиснуты в небольшое пространство. Поэтому важно выбирать для них удобную и эргономичную мебель, особенно если вы работаете там полный день.

    • Стол. Убедитесь, что он соответствует вашим потребностям. Вам может нравиться старый секретер, но практичен ли он на самом деле? Будьте осторожны с компьютерными столами, на которых часто совсем не остается места для размещения вещей и работы с документами. Минимальный размер рабочего стола — 150 см в ширину, 84 см в глубину. Это обеспечит достаточную рабочую поверхность.

    • Кресло. Оно должно быть удобным, потому что вы будете часто в нем сидеть. Купите уже бывшее в употреблении, чтобы сэкономить и получить лучшее, что есть на рынке. Оставьте около метра свободного пространства между столом и любой мебелью позади кресла, чтобы было легко входить и выводить из-за стола.

    • Картотечные шкафы для документов. Покупайте самые лучшие, которые можете себе позволить; постарайтесь найти самые широкие шкафы, чтобы не пораниться о шарниры, когда будете искать папки в их глубине. Дешевые шкафы быстро гнутся и ломаются, открывать ящики становится трудно и неудобно. Оставьте перед ними около метра свободного пространства, чтобы можно было легко открывать ящики. (Чтобы больше узнать о картотечных шкафах и системах хранения документов, см. Главу 6-ю.)

    • Освещение. Независимо от того, естественное оно или электрическое, убедитесь, что света достаточно для того, чтобы не приходилось чрезмерно напрягать зрение. Превосходное решение для увеличения яркости в помещении, где нет прямого источника света, — галогенные лампы.

    • Электропроводка. Пригласите электрика, чтобы он проверил вашу электропроводку. Убедитесь, что она может безопасно удовлетворить ваши потребности в электрооборудовании. Добавьте розеток, установите сетевой фильтр для защиты от скачков напряжения и смените схемы разводки, чтобы предотвратить перегрузку в сети.

    Определяем рабочие зоны

    Те, кто работают дома, обычно меняют много ролей: продажи, маркетинг, написание коммерческих предложений, обслуживание клиентов и т. д. Ваше пространство может быть оборудовано так, чтобы отразить эти разные роли, «подсказывая», о чем нужно позаботиться. Некоторые типичные зоны деятельности, связанные с ними материалы и модули хранения для домашних офисов могут быть следующими:

    Обратите внимание, что многие предприниматели часто «жонглируют» несколькими видами деятельности в одном офисе. Это — часть их творческой натуры. Например, одна моя клиентка одновременно является юристом, а также руководителем и коммерческим директором джазового оркестра. Другой клиент — преподаватель иностранного языка, писатель и фотограф. Если из одного офиса вы ведете несколько видов деятельности или направлений бизнеса, я предлагаю разделить его пространство на зоны, чтобы отразить каждое отдельное направление. Это поможет вам полностью концентрироваться на одной «карьере» в определенное время, даже если вы переключаетесь между ними несколько раз в день. Автономные зоны для каждого дела повысят вовлеченность в каждую область вашей жизни и уменьшат вероятность «пробуксовки» важных действий.

    Соблюдайте четкие границы

    Если пространство используется с двойной целью, делить его на зоны особенно важно. Если границ нет, офис растянется во всех возможных направлениях и станет неудобным и неупорядоченным. Такие нечеткие границы создадут проблемы и для вас, и для членов вашей семьи. Ниже описаны некоторые способы создания границ между работой и домом:

    • Используйте книжный шкаф, картотечный шкаф или стол как разделитель пространства.

    • Встройте офис в шкаф, который можно закрыть в конце рабочего дня.

    • Установите четкие рабочие часы и сообщите о них членам семьи.

    • Информируйте клиентов (и друзей) о том, когда вы доступны.

    • Каждый день, приступая к работе, надевайте специальную одежду.

    • Отведите для расходных материалов шкаф в другой комнате.

    • Установите отдельную телефонную линию для звонков по работе.

    Советы по перестановке мебели

    Положение стола. Разместите стол лицом к окну или к входной двери, в том месте, где вам удобнее всего и где вам нравится. Остальную мебель разместите вокруг этой зоны.

    Чтобы достичь максимальных возможностей хранения в минимальном пространстве, используйте мебель в форме U, L, J или треугольную. Поставьте рабочий стол, книжный шкаф, картотечный шкаф или компьютерный стол перпендикулярно к стене или даже пустите их «в свободное плавание» в помещении, превратив в разделители пространства. (Больше советов по этому поводу приведено в Главе 6-й.)

    Используйте книжные шкафы. В них можно хранить расходные материалы и даже папки. Кроме того, они могут служить разделителями помещения, если оно используется с двойной целью.

    Оставьте достаточно свободного пространства перед шкафами, чтобы можно было полностью открыть дверцы и добраться до содержимого.

    Идеи для расширения пространства

    • Чтобы увеличить рабочую поверхность, поместите монитор компьютера на движущуюся платформу, а системный блок — под стол.

    • Храните расходные материалы в гардеробе или ближайшем шкафу за пределами рабочей зоны.

    • Используйте пространство для хранения над столом, разместив там полки.

    • Используйте вертикали, установив полки от пола до потолка. (Оставьте перед полками как минимум 60 см свободного пространства, чтобы проход оставался свободным.)

    • Не ограничивайте себя, расставляя модули для хранения вдоль стен. Например, два книжных шкафа, поставленные «спиной к спине», создают дополнительное свободное место с обеих сторон и даже служат разделителями пространства: одна сторона для офисной библиотеки, другая — для домашней. Если в вашем домашнем офисе есть дверь, используйте ее обратную сторону, разместив на ней полки и/или крючки и настенные «карманы», чтобы получить дополнительное место для хранения.

    • Сделайте то, что я рекомендую для кухни (Глава 16-я): купите тележку на колесиках и храните в ней некоторые предметы. Когда необходимо, просто притяните тележку к столу и возьмите нужную вещь, а когда закончите, отодвиньте тележку обратно.

    Оценка времени

    Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего офиса:

    ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК

    Не производить сортировку и «чистку». Те, кто работают дома, особенно предприниматели, часто чувствуют, что если не будут все время работать, то не заработают денег. Поэтому они приступают к процессу организации пространства, но быстро начинают беспокоиться и не доводят его до конца. Такой фрагментарный подход, без сомнения, приведет к разрушению любой системы, какой бы эффективной она ни была. Не учиняйте скорую расправу над своим проектом по организации. Прямо сейчас зарезервируйте необходимое для этого время. И немедленно — или почти немедленно — извлечете пользу: во времени, деньгах и возможностях.

    Дополнительные аксессуары на рабочем столе делают систему хранения текущих документов удобной и привлекательной

    1. Сортировка

    Предприниматели имеют тенденцию накапливать много потенциально ценной информации, но часто не знают, как разделить ее на категории. В конце концов, важная информация теряется и забывается в разнообразных грудах или папках. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по следующим категориям и установите для них простую систему поиска.

    Папки клиентов. Естественно, каждый клиент получает свою собственную папку. Если для работы вам нужно хранить множество документов по каждому клиенту (это особенно касается финансовых консультантов, юристов и дизайнеров), подумайте о том, чтобы рассортировать папку каждого клиента на постоянные подкатегории. Например, «Контракты», «Счета», «Результаты работы», «Дополнительная информация» и «Корреспонденция». Используйте цвет или позицию табулятора, чтобы обозначать разницу между основным файлом клиента и вложенными файлами. (Подробнее о техниках подшивки и хранения документов можно прочесть в Главе 6-й.)

    Файлы перспективных проектов и возможностей. Я храню файлы реальных и потенциальных клиентов вместе; в моем мышлении и то, и другое относится к одной и той же категории обслуживания клиентов и требует одинакового внимания и заботы. Файлы реальных клиентов отличаются от файлов потенциальных клиентов позицией табулятора: реальные находятся слева от табулятора, а потенциальные — справа. Когда потенциальный клиент становится реальным, я перекладываю папку и заново прикрепляю ярлык.

    Папки по темам. Это — папки для статей, вырезок, заметок и наблюдений, которые помогают оставаться в курсе последних тенденций в вашей профессиональной области и в которые можно включить статью, речь, предложение, — то, что вы хотите обсудить и использовать вместе с клиентами, коллегами или членами семьи.

    Папки «Для вдохновения». Типовые брошюры, переписка и разные маркетинговые документы и бланки, полученные от других компаний, — в общем, все, что вы собираете для стимуляции собственных творческих способностей и бизнес-идей.

    Счета. Мой друг Энтони, цветовод, разработал самый простой из известных мне методов контроля наличных издержек, которые ему возмещают клиенты. Заведите конверт для каждой недели года и в течение недели кладите в него все счета. В конце недели запишите категории и подсчитайте общую сумму расходов на внешней стороне конверта, затем запишите соотношение наличных к общей сумме издержек. Эта сумма будет служить суммой на издержки в течение следующей недели. Если собираетесь представлять на рассмотрение счета для компенсации, рассортируйте их в конвертах по проектам, поездкам или датам.

    Конспекты с семинаров и курсов. Их можно сохранить, если поместить в подходящую форму. Попробуйте всего лишь на одной странице подвести итог самых основных идей каждого курса, который посетили. Поместите эту страницу в папку с металлическими разъемными кольцами. Назовите ее, например, «Золотые мысли». Держите ее под рукой на полке или рядом с телефоном, чтобы ее было легко ежедневно просматривать.

    Финансовые документы. Рассортируйте оплаченные счета в прозрачные файлы по месяцу и месту в банковских ящиках по годам. (Храните их в течение шести лет по соображениям уплаты налогов.)

    Бизнес-идеи. Если ваш ум генерирует новые идеи быстрее, чем вы успеваете их реализовывать, создайте раздел «Новые бизнес-идеи». Отведите для каждой новой идеи собственную папку и храните эти папки сгруппированными в большом навесном ящике с дном. Периодически добавляйте к этим идеям новые заметки и делайте обзор, чтобы понять, готовы ли вы приступить к их реализации.

    Сортируйте идеи для развлечений. Поместите обзоры ресторанов, хобби, спортивных и культурных событий в отдельный раздел своей системы хранения документов под названием «Стиль жизни» или «Городской каталог». Если вы часто путешествуете, заведите папку для каждого города, в котором постоянно бываете.

    Сортируйте файлы по зонам согласно их роли или функции. Ниже приведено несколько примеров файловых перечней. Они могут помочь вам стимулировать ваши собственные идеи.

    Как я организовала хранение документов у меня дома

    Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

    Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

    Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

    Читайте также:  Дизайн интерьера гостевой комнаты от Vintage Meets Glam

    1 шаг — оценка и план

    Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

    Зачем вам организация?

    Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

    Как давно у вас беспорядок?

    Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

    Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

    Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

    Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

    С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

    Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

    Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

    Какая организация в вашем доме хорошо работает?

    Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

    Что работает плохо или совсем не работает?

    Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

    Что хотите получить в итоге?

    Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

    Какие сложности ожидаются?

    • Документы не разобраны за целый год
    • Документы хранятся не в одном месте
    • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

    Как их можно преодолеть?

    Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

    Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

    У меня были в наличии следующие организационные материалы:

    • несколько папок с файлами,
    • три канцелярских папки с кольцами,
    • несколько скоросшивателей,
    • большая папка на замке для важных документов,
    • много файлов,
    • папки пластиковые разных цветов и размеров,
    • наклейки для идентификации,
    • один пластиковый органайзер.

    Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

    2 шаг — сортировка документов по категориям

    Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

    Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

    Вот как это выглядело:

    Потом я приступила к оценке объема работ.

    Вот фотографии того, что мне требовалось разобрать:

    Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

    3 шаг — минимизация

    Список быстрой утилизации документов:

    • нежелательная почта – такой не было
    • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
    • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
    • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
    • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
    • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
    • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
    • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

    4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

    Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

    1. документы, которые я ношу всегда с собой
    2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
    3. остальные документы

    Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

    В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

    В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

    Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

    Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

    До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

    Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

    Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

    Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

    После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

    Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

    Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

    Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

    В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

    Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

    Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

    Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

    Вот как это стало выглядеть в итоге:

    Шаг 6 — утилизация

    Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

    1) Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

    2) Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

    3) Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

    Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

    После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

    Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

    В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

    Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

    Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

    Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

    Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

    Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

    Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

    Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

    Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

    Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

    Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

    Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.

    14 идей, которые помогут обустроить комфортное рабочее место для фрилансера

    Получайте на почту один раз в сутки одну самую читаемую статью. Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте.

    1. За спинкой дивана

    Если диван стоит посередине комнаты, то пространство за ним можно использовать для создания домашнего офиса. Посудите сами: длины спинки как раз хватит, чтобы разместить за ней рабочий стол, а диван станет своеобразной перегородкой, отделяющий ваш «кабинет» от остальной комнаты.

    Обратите внимание: Единственный минус такого расположения состоит в том, что если у вас большая семья, и домочадцы привыкли проводить время на диване, смотря телевизор, то вы не сможете полноценно работать в тишине и покое. Вам постоянно будет кто-то мешать.

    2. В столовой

    Если кухня в вашей квартире слишком маленькая, и семья привыкла трапезничать в столовой, то вы волне можете организовать рабочее место в этой комнате. Чтобы «разбавить» обстановку и сделать домашний офис более уютным, добавьте неформальных деталей. Например, яркие подушки, фотографии в рамках на стене, комнатные растения, стулья из обеденного гарнитура и так далее.

    3. На балконе

    Дизайнеры интерьеров в один голос твердят, что если в квартире есть балкон, то его обязательно нужно использовать, как полноценную комнату, а не в качестве кладовой. Так почему бы не организовать там кабинет? Во-первых, у вас будет личное пространство, во-вторых, в течение дня на балконе хорошее естественное освещение, так что не придется прибегать к дополнительным источникам света. И в качестве бонуса – прекрасный вид из окна на город или природу.

    4. Маленький стол

    Если ваша квартира не отличается большими габаритами, не расстраивайтесь. Согласно информации Novate.ru, для создания полноценного рабочего места хватит 45 см. Поэтому вы смело можете приобрести маленький стол, не переживая, что вам негде будет развернуться. Он отличается компактностью, кроме того, на нем гораздо меньше места для возможного беспорядка, чем на большом столе.

    5. В нише

    Еще одна интересная идея – создать «карманный» офис. И мы сейчас не о гаджетах, а о вполне реальном и удобном варианте организации пространства. Если в квартире есть ниша, например, между шкафом и окном, то стол с креслом и компьютером можно поставить там. Главный плюс такого решения заключается в значительной экономии пространства. Вместо полноценного стола, который будет занимать много места, можно приобрести подвесную модель без ножек либо просто закрепить на стене столешницу.

    6. Органайзер внутри ящика

    Основную долю беспорядка на рабочем столе составляют скрепки, зажимы, ручки и прочие канцелярские товары. Чтобы вам не пришлось тратить много времени на поиски нужного предмета, разместите в ящике стола несколько контейнеров, каждый из которых будет предназначаться для определенной группы канцтоваров. В этом случае вы всегда будете знать, где какая вещь у вас находится.

    7. Рабочее место у окна

    Большинство дизайнеров советуют располагать рабочее место возле окна, чтобы получить максимум естественного света. Это будет положительно влиять не только на работоспособность, но и настроение. Если же возле окна не хватает места для размещения полноценного стола, то вполне можно прибегнуть к другому варианту – расширить подоконник. Такое решение будет удобным и сэкономит ваш бюджет.

    8. Возле кровати

    Еще один вариант – организовать кабинет в спальне. Если она отличается небольшими размерами, но имеет форму квадрата, можно расположить стол в ногах кровати. Также мебель можно будет использовать в качестве туалетного столика для утренних ритуалов красоты.

    9. В гостиной

    Чтобы вписать домашний офис в интерьер гостиной, покрасьте стены в белый цвет, а затем купите в магазине мебели белоснежные полки и стол. Так у вас получится создать гармоничный ансамбль. Чтобы визуально отделить рабочую зону от территории отдыха, положите между ними круглый коврик небольшого размера.

    10. Модный эксперимент

    Если вы до сих пор не определились со стилем домашнего офиса, но вам хочется «собрать» его из множества симпатичных предметов мебели, от которых невозможно отказаться, то смело действуйте. Не бойтесь экспериментировать, в конце концов, эклектику в интерьере еще никто не отменял. Например, вы можете заменить стандартное рабочее место на плетеную модель, а классический рабочий стол – на бабушкин секретер. Не бойтесь добавлять в «кабинет» ярких красок – от этого интерьер только выиграет, а рабочее место станет настоящей изюминкой комнаты.

    11. Место на двоих

    Если в квартире живут два фрилансера, то практичным и удобным решением будет организовать двойное рабочее место. Каким образом? Здесь все очень просто: разместите домашний офис в углу, сделав поверхности перпендикулярными друг к другу. Для этого расположите два стола рядом возле соседних стен, чтобы они соединялись в углу.

    12. Творческий уголок

    Если вы творческий человек и ваша мастерская располагается дома, то сделайте рабочее место ярким и креативным. Покрасьте полки в яркий цвет, разложите нужные инструменты и мелочи по красивым контейнерам. Кстати, необязательно покупать специальные емкости. В качестве систем хранения подойдут привлекательные баночки для круп, плетеные корзинки, чашки и так далее. Также можно разместить на стене эскизы или рисунки. В общем, подключите свою фантазию, и тогда ваш кабинет станет настоящим отражением внутреннего мира.

    13. В мансарде

    Если вы думаете, что потолок, расположенные под углом, – это минус, то дизайнеры готовы с вами поспорить. Правильно подойдя к вопросу организации пространства, вы можете создать удобный и комфортный офис в мансарде, который будет настраивать на рабочий лад. Чтобы извлечь максимум пользы из имеющейся площади, закажите шкафы либо стеллажи, которые будут соответствовать высоте и форме потолков. У такого решения есть масса плюсов: во-первых, у вас будет много места для размещения книг, документов, канцелярских принадлежностей и других мелочей, а, во-вторых, не придется вытирать пыль с верхушек мебели.

    14. Обзорная площадка

    Если вы являетесь счастливым обладателем двухуровневой квартиры, то идеальным вариантом станет размещение домашнего офиса на границе этажей. Таким образом вы сможете сэкономить на освещении (благодаря свету, который попадает с нижнего этажа), и держать весь дом в поле своего зрения. Второй момент особенно актуален, если в квартире есть маленькие дети, которые не успокоятся, пока не исследуют каждый уголок дома. Также такой вариант подойдет, если вы являетесь владельцем любопытного кота или собаки, которая так и ждет, пока вы отвернетесь.

    Это лишь несколько идей, которые помогут создать в квартире уютное рабочее место для фрилансера. Еще ряд вариантов для вдохновения вы можете почерпнуть из статьи Домашний офис: 17 оригинальный идей оформление рабочего кабинета, в котором хорошо работать и отдыхать

    Понравилась статья? Тогда поддержи нас, жми:

  • Ссылка на основную публикацию